DIN 5008: Die Bezugszeichenzeile
In der aktuellen DIN 5008:2020 wurden die Bezugszeichenzeile und die Kommunikationszeile gestrichen, die in der DIN 5008:2011-04 noch enthalten waren. Auf dieser Seite werden dennoch die damals gültigen Informationen aufgeführt. Es gibt nun nicht mehr die Wahl zwischen Bezugszeichenzeile und Informationsblock – der Informationsblock ist nun die einzige Option.
Die Bezugszeichenzeile ist bzw. war ein essenzielles Element in Geschäftsbriefen, das eine schnelle und eindeutige Zuordnung von Vorgängen ermöglicht. Sie ist nach den Regeln der DIN 5008 standardisiert gewesen, einer Norm, die für einheitliche und professionelle Korrespondenz sorgt. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Bezugszeichenzeile ist, wie sie formatiert wird und welche häufigen Fehler es zu vermeiden gilt.
Inhaltsverzeichnis
Warum eine Bezugszeichenzeile?
Die Bezugszeichenzeile ist ein optionales Element in Geschäftsbriefen, das Informationen wie Ihr und Unser Zeichen, Telefonnummern und das Datum enthält. Sie dient dazu, die Korrespondenz schnell zuzuordnen und Missverständnisse zu vermeiden. In Geschäftsbriefen der Form A und Form B kann die Bezugszeichenzeile verwendet werden, um wichtige Referenzinformationen übersichtlich darzustellen.
Die Platzierung der Bezugszeichenzeile
Nach der DIN 5008 wird die Bezugszeichenzeile an der Fluchtlinie des Briefpapiers, etwa 25 mm vom linken Blattrand, positioniert. Sie beginnt zwei Leerzeilen nach dem Anschriftenfeld, was bei einer Schriftgröße von 12 Pt einem Abstand von 8,46 mm entspricht. Wichtig ist, dass die Bezugszeichenzeile nicht den rechten Blattrand von 10 mm überschreitet, um eine saubere und klare Optik zu gewährleisten.
Wenn der Platz für die Bezugszeichen nicht ausreicht, kann zusätzlich die sogenannte Kommunikationszeile genutzt werden, die unterhalb der Bezugszeichenzeile eingefügt wird. Die Kommunikationszeile enthält zusätzliche Kontaktinformationen wie beispielsweise eine Faxnummer, E-Mail-Adresse oder weitere Hinweise, die für die Kommunikation wichtig sind.
Aufbau der Bezugszeichenzeile
Die Bezugszeichenzeile setzt sich aus verschiedenen Leitwörtern zusammen, die direkt untereinander stehen. Die Leitwörter sind vorgegeben und lauten: „Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom“, „Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom“, „Telefon, Name“ und „Datum“. Zu den jeweiligen Leitwörtern gehören spezifische Informationen, die direkt in der Zeile darunter angegeben werden.
Leitwörter der Bezugszeichenzeile im Detail
- Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom: Dieses Leitwort gibt Informationen zur letzten Nachricht des Empfängers an. Das „Ihr“ wird hierbei als Anrede verstanden und entsprechend groß geschrieben. In kleinen und mittleren Unternehmen wird üblicherweise der abgekürzte Name des Bearbeiters verwendet, in größeren Unternehmen hingegen oft eine Vorgangsnummer oder ein Aktenzeichen.
- Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom: Analog zur ersten Zeile folgen hier die Angaben des Absenders. Auch hier wird „Unser“ groß geschrieben. Diese Informationen helfen dem Empfänger, den Verfasser des Schreibens im Unternehmen schnell zu identifizieren.
- Telefon, Name: Unter diesem Leitwort wird die Durchwahl des Verfassers angegeben. Wenn die Telefonnummer an keiner anderen Stelle im Brief erscheint, sollte hier auch die Telefonnummer des Unternehmens genannt werden. Der Name des Verfassers folgt nach einem Komma.
- Datum: Das Datum der Erstellung des Schreibens wird hier eingetragen. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Korrespondenzen.
Formatierung der Bezugszeichenzeile
Die Leitwörter der Bezugszeichenzeile beginnen an der Fluchtlinie, und weitere Leitwörter folgen in 50-mm-Schritten. Für eine einfache Formatierung empfehlen sich Tabstopps. Die Leitwörter können in einer kleineren Schriftgröße als der restliche Brief dargestellt werden, allerdings sollte die Lesbarkeit stets gegeben sein, mindestens 6 Pt. sind hier empfehlenswert.
Häufige Fehler oder No-Gos
Ein häufiger Fehler bei der Verwendung der Bezugszeichenzeile ist das Überschreiten des rechten Blattrandes. Dies wirkt unprofessionell und kann dazu führen, dass der Brief schwerer zu lesen ist. Ebenso ist es wichtig, die Leitwörter korrekt zu verwenden und keine eigenen Abkürzungen oder Abwandlungen einzufügen, da dies die Standardisierung der DIN 5008 untergräbt.
Was ist eine Bezugszeichenzeile?
Die Bezugszeichenzeile ist ein optionales Element in Geschäftsbriefen, das zur Zuordnung von Vorgängen dient.
Warum ist die Bezugszeichenzeile wichtig?
Sie erleichtert die schnelle Zuordnung und Bearbeitung von Vorgängen, wodurch Kommunikationsprozesse effizienter werden.
Wie wird die Bezugszeichenzeile formatiert?
Die Bezugszeichenzeile beginnt an der Fluchtlinie des Briefes, die weiteren Leitwörter folgen in festen Abständen von 50 mm.
Welche Leitwörter gehören zur Bezugszeichenzeile?
Die Leitwörter sind „Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom“, „Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom“, „Telefon, Name“ und „Datum“.
Wussten Sie schon?
In früheren Versionen der DIN 5008 waren die Leitwörter der Bezugszeichenzeile auf 5,08 cm, 10,16 cm und 15,24 cm positioniert. Mit der Version 5008:2011 wurden die Nachkommastellen weggelassen, um die Anwendung zu vereinfachen. Auch wenn diese Änderung klein erscheinen mag, trägt sie doch erheblich zur Vereinfachung und Standardisierung bei.
Fazit
Auch wenn die Bezugszeichenzeile in der aktuellen DIN 5008:2020 nicht mehr enthalten ist, war sie ein wichtiges Element für die klare und strukturierte Kommunikation in Geschäftsbriefen. Mit der Einführung des Informationsblocks wurde die Korrespondenz weiter vereinfacht und standardisiert. Das Wissen über die früheren Regelungen zur Bezugszeichenzeile kann dennoch hilfreich sein, insbesondere wenn man ältere Dokumente verstehen oder bearbeiten muss. Durch die Einhaltung der aktuellen Normen können Sie sicherstellen, dass Ihre Geschäftsbriefe professionell wirken und die Kommunikation effizient gestaltet wird.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
