Postbearbeitung
Die Postbearbeitung ist eine zentrale Aufgabe in jedem Unternehmen, die oft unterschätzt wird. Dabei gibt es heute viele verschiedene Arten von Post: von klassischer Papierkorrespondenz bis hin zu digitaler Post, die per E-Mail, Kontaktformulare auf Webseiten oder Apps eingeht. Die Art und Weise, wie wir Post bearbeiten, hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert, und dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Ansätze. Ob digital oder analog, eine gut organisierte Postbearbeitung trägt entscheidend zu einem strukturierten Arbeitsablauf bei.
Was versteht man unter Postbearbeitung?
Postbearbeitung umfasst alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um den Posteingang und -ausgang in einem Unternehmen effizient zu organisieren. Dabei geht es nicht nur um das physische Sortieren und Verteilen von Briefen, sondern auch um die digitale Erfassung und Verwaltung von Dokumenten. In der Literatur wird oft die traditionelle, papierbasierte Postbearbeitung beschrieben, doch zunehmend gewinnt auch die Bearbeitung digitaler Post an Bedeutung. Diese Aufgaben sind essenziell, um sicherzustellen, dass Informationen schnell und sicher die richtigen Personen erreichen.
Inhaltsverzeichnis
Arten von Post
Die Post im Büroalltag lässt sich grob in zwei Kategorien unterteilen: analoge Post und digitale Post. Beide Arten spielen eine wichtige Rolle, haben aber unterschiedliche Anforderungen und Herausforderungen.
- Analoge Post: Dazu gehört die klassische Papierkorrespondenz, wie Briefe, Rechnungen oder Verträge. Diese Form der Post wird nach wie vor häufig verwendet, insbesondere wenn es um formelle oder rechtliche Dokumente geht. Analoge Post muss in der Regel geöffnet, sortiert und physisch weitergeleitet werden, bevor sie gegebenenfalls digitalisiert wird, um sie im Unternehmen weiterzuverarbeiten.
- Digitale Post: Diese umfasst E-Mails, elektronische Dokumente, Nachrichten über Kontaktformulare auf Webseiten oder über spezielle Apps. Digitale Post ist in vielen Büros heute der Standard, da sie schnell, kostengünstig und leicht archivierbar ist. Auch hier ist eine strukturierte Bearbeitung entscheidend, um die Effizienz zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen den richtigen Empfänger erreichen.
Eingangsverarbeitung der analogen und digitalen Post
Nicht alle Post darf von der zentralen Posteingangsstelle geöffnet werden. Es sollte klare interne Regelungen geben, welche Sendungen unberührt bleiben müssen. Dazu gehören beispielsweise Privatbriefe, die als „vertraulich“ o. Ä. gekennzeichnet sind. Ebenso gibt es oft Öffnungsverbote für bestimmte Abteilungen wie die Direktionspost, die Personalabteilung, den Betriebsrat oder für Schreiben von Banken und Anwälten. Solche Regelungen dienen dazu, die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Informationen zu gewährleisten.
Schritte der Posteingangsbearbeitung
- Öffnen und Sichtung: Die Post wird geöffnet und gesichtet, vertrauliche Sendungen werden entsprechend vorher aussortiert und gekennzeichnet.
- Kontrolle der Posteingänge: Anlagenkontrolle, Datumskontrolle und weitere Überprüfungen werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind.
- Posteingang erfassen: Alle eingehenden Sendungen werden registriert und Eingangsstempel werden angebracht.
- Sortierung: Dokumente werden nach Relevanz und Abteilungen sortiert.
- Digitalisierung (optional): Analoge Dokumente werden gescannt und in digitale Workflows integriert.
- Verteilung: Die Dokumente werden an die zuständigen Empfänger oder Abteilungen weitergeleitet.
Die Eingangsverarbeitung ist der erste Schritt im Postmanagement. Analoge Post wird physisch geöffnet, sortiert und dokumentiert, während digitale Post automatisch anhand definierter Regeln über entsprechende Systeme erfasst und verteilt werden kann. Wichtig ist es, die Post in vertrauliche und allgemeine Korrespondenz zu trennen. Vertrauliche Post wird entsprechend gekennzeichnet und nur von berechtigten Personen weiterbearbeitet. Moderne Unternehmen nutzen oft eine zentrale Eingangsstelle, die alle eingehenden Informationen – ob analog oder digital – verarbeitet und verteilt.
Digitalisierung der analogen Post
Papierpost wird heute häufig digitalisiert, um die Vorteile der digitalen Bearbeitung zu nutzen. Allerdings darf nicht jede Post digitalisiert und anschließend entsorgt werden.
Es gibt bestimmte Schriftstücke, die in ihrer physischen Form aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Urkunden oder notarielle Verträge. Solche Dokumente sind in ihrer Originalform wichtig, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Authentizität sicherzustellen.
Davon abgesehen werden eingehende Dokumente eingescannt und in elektronische Workflows integriert. So können sie schneller bearbeitet, durchsucht und archiviert werden. Die Digitalisierung reduziert nicht nur den physischen Papieraufwand, sondern macht Dokumente auch leichter zugänglich und verbessert die Nachvollziehbarkeit.
Verteilung und Zustellung der Post
Nach der Erfassung und Sortierung folgt die Verteilung der Post an die jeweiligen Abteilungen oder Empfänger. Die analoge Post wird händisch weitergegeben, während digitale Post mithilfe von automatisierten Workflows verteilt wird. Der Einsatz moderner Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglicht bspw. eine schnelle und gezielte Verteilung der digitalen Korrespondenz, sodass die richtigen Personen zeitnah informiert werden.
Postausgang und hybride Lösungen
Schritte der Postausgangsbearbeitung
- Vorbereitung der Dokumente: Alle ausgehenden Schreiben werden gesammelt und auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft.
- Kuvertieren: Die Dokumente werden in geeignete Umschläge kuvertiert.
- Frankierung: Die Post wird entsprechend frankiert, entweder durch Frankiermaschinen oder manuell.
- Übergabe an Versanddienstleister: Die Sendungen werden zur Abholung vorbereitet und an den entsprechenden Versanddienstleister übergeben.
- oder Digitale Versendung: Digitale Dokumente werden per E-Mail oder über andere elektronische Kommunikationsmittel versendet.
Der Postausgang umfasst alle Aufgaben, die mit der Vorbereitung und Versendung der ausgehenden Korrespondenz zusammenhängen. Bei der analogen Post geht es um das Verpacken, Frankieren und Versenden von Dokumenten. Für die digitale Post erfolgt der Versand per E-Mail oder über elektronische Kommunikationsplattformen. In vielen Fällen setzen Unternehmen heute auf hybride Lösungen, bei denen analoge Dokumente digitalisiert werden und digitale Dokumente bei Bedarf ausgedruckt und physisch verschickt werden.
Ausgewählte technische Hilfsmittel für die Papierpost
- Frankiermaschinen: Automatisieren den Prozess der Frankierung von Briefen und sparen dadurch Zeit und Kosten.
- Brieföffner: Erleichtern das schnelle und sichere Öffnen von Briefen, insbesondere bei großen Mengen an eingehender Post.
- Dokumentenscanner: Ermöglichen die Digitalisierung von Papierdokumenten, um sie in elektronische Workflows zu integrieren.
- Kuvertiermaschinen: Fassen Dokumente zusammen und stecken sie automatisch in Umschläge, was die Vorbereitung der ausgehenden Post effizienter gestaltet.
Häufige Fehler oder Stolpersteine
Bei der Postbearbeitung gibt es einige typische Stolpersteine, die zu Problemen führen können. Ein häufiger Fehler ist zum Beispiel das unsachgemäße Öffnen vertraulicher Post oder die verspätete Weiterleitung wichtiger Dokumente. Bei der digitalen Post kann es zu Problemen kommen, wenn Nachrichten falsch kategorisiert oder aufgrund mangelnder Übersichtlichkeit nicht rechtzeitig bearbeitet werden. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten klare Richtlinien und automatisierte Prozesse definiert werden.
Welche Arten von Post gibt es?
Post lässt sich z. B. in analoge (Papierkorrespondenz) und digitale Post (z. B. E-Mails, Nachrichten über Kontaktformulare) unterteilen.
Warum ist die Postbearbeitung wichtig?
Eine effiziente Postbearbeitung sorgt dafür, dass alle Informationen schnell und sicher den richtigen Empfänger erreichen, was die Produktivität und Effizienz im Unternehmen erhöht.
Wie funktioniert die Digitalisierung der analogen Post?
Analoge Dokumente werden eingescannt und in digitale Workflows integriert, sodass sie durchsuchbar und leicht zugänglich sind.
Wer ist für die Postbearbeitung verantwortlich?
In der Regel sind spezielle Verwaltungsmitarbeiter oder Poststellen für die Bearbeitung der analogen und digitalen Post zuständig.
Wussten Sie schon?
Die traditionelle papierbasierte Postbearbeitung hat eine lange Geschichte. Schon im antiken Rom gab es spezielle Beamte, die für die Verteilung der offiziellen Korrespondenz zuständig waren. Heute wird die analoge Post zunehmend digitalisiert, um den modernen Anforderungen gerecht zu werden. Die Literatur hinkt dieser Entwicklung oft noch hinterher, da hier meist nur die klassische, papierene Korrespondenz beschrieben wird, während die digitale Post in der Praxis längst eine dominierende Rolle spielt.
Fazit
Die Postbearbeitung ist ein zentraler Bestandteil des Büroalltags, der durch die zunehmende Digitalisierung eine bedeutende Transformation erlebt hat. Sowohl analoge als auch digitale Post haben ihre spezifischen Herausforderungen und Vorteile. Eine effiziente Bearbeitung beider Postarten sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss und trägt maßgeblich zur Effizienz im Unternehmen bei. Die Digitalisierung bietet dabei enorme Potenziale, um Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und die Transparenz zu erhöhen. Unternehmen, die auf eine moderne, gut organisierte Postbearbeitung setzen, profitieren von optimierten Abläufen und einer verbesserten Kommunikation – sowohl intern als auch extern.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
