Notwendige Arbeitsmittel für die Postbearbeitung – analog und digital

Die Bearbeitung der Post gehört zu den täglichen Aufgaben in vielen Büros und Sekretariaten und benötigt eine Vielzahl unterschiedlichster Arbeitsmittel. Eine effiziente Postbearbeitung sorgt dafür, dass Briefe, Pakete und andere Sendungen pünktlich und korrekt verarbeitet werden, was wiederum die Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens reibungslos gestaltet. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Arbeitsmittel für eine reibungslose Postbearbeitung notwendig sind und wie Sie dadurch Ihre Arbeitsprozesse optimieren können. Dabei wird sowohl die analoge als auch die zunehmend wichtige digitale Postbearbeitung beleuchtet.

Definition und Kontext

Die Postbearbeitung umfasst sowohl den Eingang als auch den Ausgang von Briefen, Paketen und anderen Sendungen. Während in großen Unternehmen oft zentrale Poststellen existieren, müssen diese Aufgaben in kleineren und mittleren Unternehmen häufig direkt von den Mitarbeitenden übernommen werden. Die Art der Postbearbeitung verändert sich jedoch aktuell rasant: Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, um den Posteingang und -ausgang effizienter zu gestalten. Dieser Artikel beschreibt die notwendigen Arbeitsmittel sowohl für die analoge als auch für die digitale Postbearbeitung.

Inhaltsverzeichnis

Postbearbeitung und ihre Arbeitsmittel

Arbeitsmittel für die analoge Posteingangsbearbeitung

Die Eingangspost umfasst alle Sendungen, die täglich im Unternehmen eintreffen. Um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, sollten folgende Hilfsmittel bereitstehen:

  • Posteingangsbuch: Zum Dokumentieren eingehender Sendungen, insbesondere wichtiger oder persönlicher Briefe. Dies hilft, einen Überblick über die eingehenden Dokumente zu behalten.
  • Brieföffner oder Cutter-Messer: Für das schnelle und saubere Öffnen von Briefen. Alternativ kann auch eine Schere verwendet werden, um Beschädigungen am Inhalt zu vermeiden.
  • Posteingangsstempel und Stempelkissen: Zum Markieren des Eingangsdatums auf den Dokumenten. Dies ist besonders wichtig für rechtliche oder organisatorische Zwecke.
  • Notizzettel und Stifte: Um bei Bedarf Notizen direkt an den Dokumenten anzubringen, beispielsweise für eine interne Weiterverarbeitung.
  • Locher, Tacker und Mappen: Diese Hilfsmittel dienen dazu, die eingehende Post zu sortieren und für die Verteilung an die jeweiligen Abteilungen vorzubereiten.
analoge und digitale Mittel der Postbearbeitung

Arbeitsmittel für die digitale Posteingangsbearbeitung

Mit der zunehmenden Digitalisierung haben sich auch die Anforderungen an die Postbearbeitung verändert. Für eine effiziente digitale Posteingangsbearbeitung sind folgende Arbeitsmittel notwendig:

  • Scanner: Ein leistungsfähiger Scanner ermöglicht es, eingehende Briefe und Dokumente schnell zu digitalisieren und elektronisch weiterzuleiten.
  • Dokumentenmanagement-System (DMS): Ein DMS hilft dabei, die digitalisierten Dokumente zu speichern, zu organisieren und für die Weiterverarbeitung bereitzustellen. Hierbei ist eine strukturierte Ablage entscheidend.

  • E-Mail-Client: Der E-Mail-Client dient als zentrale Schnittstelle für den digitalen Posteingang. Hier werden E-Mails und digitale Anhänge empfangen, organisiert und verteilt.
  • Texterkennung (OCR): Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) hilft dabei, eingescannte Dokumente in durchsuchbare digitale Dateien umzuwandeln, sodass relevante Informationen einfacher weiterverarbeitet werden können. Auch PDF-Dokumente können  durchsuchbar gemacht werden, allerdings sollten reine Grafiken als Scan vermieden werden, da diese nicht durchsuchbar sind.
  • Cloud-Speicher: Cloud-Lösungen ermöglichen eine standortunabhängige Speicherung und Zusammenarbeit bei der Bearbeitung eingehender Dokumente.

Arbeitsmittel für die analoge Postausgangsbearbeitung

Auch bei der Bearbeitung der Ausgangspost gibt es einige wichtige Hilfsmittel, um eine reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten. Hierzu gehören:

  • Postausgangsbuch: Für die Dokumentation der versendeten Briefe und Pakete. Dies sorgt dafür, dass nachverfolgt werden kann, welche Sendungen das Haus verlassen haben.
  • Umschläge und Briefwaage: Umschläge in verschiedenen Größen sowie eine Briefwaage helfen dabei, sicherzustellen, dass die korrekten Portokosten berechnet werden.
  • Adressetiketten und Schwämmchen: Zum ordentlichen Beschriften der Umschläge und zum Anfeuchten der Briefmarken, falls (noch) keine selbstklebenden Marken verwendet werden.
  • Paketklebeband und Paketaufkleber: Zum sicheren Verpacken von Paketen und zum Kennzeichnen sensibler Sendungen (z. B. „Vorsicht Glas“).
  • Paketwaage und Briefwaage: Eine Paketwaage ist nützlich, um die exakten Versandkosten für Pakete zu bestimmen. Ebenso ist eine Briefwaage notwendig, um das Gewicht von Briefen genau zu ermitteln und das passende Porto zu berechnen.

Arbeitsmittel für die digitale Postausgangsbearbeitung

Auch der Postausgang wird zunehmend digitalisiert, um den Aufwand zu minimieren und die Effizienz zu erhöhen. Folgende Hilfsmittel sind für die digitale Postausgangsbearbeitung erforderlich:

  • E-Mail-Client und E-Mail-Vorlagen: Zur schnellen und standardisierten Kommunikation per E-Mail. Vorlagen helfen, Zeit zu sparen und eine einheitliche Ansprache sicherzustellen.
  • Elektronische Signaturen: Digitale Signaturen ermöglichen es, Dokumente rechtssicher elektronisch zu unterzeichnen, was den Versand beschleunigt und den Papierverbrauch reduziert.
  • PDF-Software: Programme zur Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten sind essenziell, um digitale Dokumente für den Versand vorzubereiten. Scanner erstellen standardmäßig PDF-Dokumente, jedoch müssen diese oft noch bearbeitet oder zusammengeführt werden. Hierfür reicht der Acrobat Reader allein nicht aus; es sind zusätzliche Tools zur Bearbeitung und Kombination von PDFs erforderlich.
  • Versandportale: Für den Versand größerer Datenmengen oder sensibler Dokumente bieten Versandportale wie sichere Datentransferdienste eine effiziente Lösung.

Veränderungen in der Postbearbeitung

Die Postbearbeitung befindet sich in einem schnellen Wandel. Während früher hauptsächlich analoge Methoden verwendet wurden, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen. Diese Entwicklung bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Die digitale Postbearbeitung spart Zeit, reduziert den Papierverbrauch und ermöglicht eine schnellere Kommunikation. Gleichzeitig stellt sie jedoch auch neue Anforderungen an die Infrastruktur und die Qualifikation der Mitarbeitenden. Es ist wichtig, sich an diese Veränderungen anzupassen, um auch in Zukunft effizient arbeiten zu können.

Häufige Fehler oder No-Gos

  • Unsachgemäße Lagerung der analogen Arbeitsmittel: Wenn die benötigten Utensilien nicht ordentlich verstaut werden, geht viel Zeit bei der Suche verloren.
  • Falsche Einschätzung des Portos: Eine falsche Portoangabe kann dazu führen, dass Briefe zurückgesandt werden oder Empfänger die Kosten übernehmen müssen. Eine Brief- oder Paketwaage ist daher unverzichtbar.
  • Zeitverluste durch stückweise Bearbeitung: Die Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung sollte nicht in kleinen Schritten, sondern in festgelegten Zeitblöcken durchgeführt werden, um die Effizienz zu erhöhen.
  • Fehlende digitale Organisation: Bei der digitalen Postbearbeitung ist es wichtig, Dokumente konsequent in einem Dokumentenmanagement-System abzulegen, um Chaos und Zeitverluste zu vermeiden.
  • Fehlende Schulung der Mitarbeitenden: Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert, dass Mitarbeitende entsprechend geschult werden, um die neuen Tools effektiv nutzen zu können.

Was ist die Postbearbeitung?

Die Postbearbeitung umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um die eingehende und ausgehende Post eines Unternehmens zu verarbeiten.

Warum ist die Organisation des Arbeitsplatzes wichtig?

Ein gut organisierter Arbeitsplatz sorgt dafür, dass die benötigten Arbeitsmittel schnell griffbereit sind, was die Bearbeitungszeit verkürzt.

Wie kann die Postbearbeitung automatisiert werden?

Die Postbearbeitung kann durch den Einsatz von Geräten wie Frankiermaschinen und Falzmaschinen sowie durch digitale Lösungen wie OCR-Software und Dokumentenmanagement-Systeme automatisiert werden, was Zeit und Kosten spart.

Welche Arbeitsmittel sind für die Postausgangsbearbeitung erforderlich?

Dazu gehören unter anderem ein Postausgangsbuch, Umschläge, eine Briefwaage, Paketklebeband, elektronische Signaturen und PDF-Software.

Wussten Sie schon?

Wussten Sie, dass die erste mechanische Frankiermaschine bereits 1920 auf den Markt kam? Sie wurde von der amerikanischen Firma Pitney Bowes entwickelt und revolutionierte die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Post bearbeiteten. Heute sind moderne Frankiermaschinen und digitale Versandlösungen in vielen Unternehmen Standard und helfen dabei, den Postversand schnell und effizient zu gestalten.

Fazit

Die Postbearbeitung hat sich in den letzten Jahren stark verändert, insbesondere durch die zunehmende Digitalisierung. Während analoge Methoden nach wie vor eine wichtige Rolle spielen, bieten digitale Lösungen erhebliche Vorteile hinsichtlich Effizienz, Genauigkeit und Umweltfreundlichkeit. Unternehmen, die sowohl analoge als auch digitale Werkzeuge sinnvoll einsetzen, können ihren Postprozess optimieren und den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht werden. Die richtige Mischung aus traditioneller und digitaler Postbearbeitung ist der Schlüssel, um den Arbeitsalltag einfacher und produktiver zu gestalten.

Autorbild
Steve Wagner - Über den Autor

Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.

Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.