Der Ablauf der Posteingangsbearbeitung
Die Posteingangsbearbeitung ist eine der zentralen Aufgaben in der Büroorganisation, insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Effiziente Prozesse im Posteingang helfen, den Arbeitsalltag zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle wichtigen Dokumente rechtzeitig bei den richtigen Personen ankommen. Auch wenn ein Großteil der Kommunikation heutzutage elektronisch erfolgt, spielt die Bearbeitung der physischen Post nach wie vor eine wichtige Rolle. In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Posteingang in einem Unternehmen effizient bearbeitet wird, welche Schritte notwendig sind und worauf besonders geachtet werden muss, um Fehler zu vermeiden.
Welche Arbeitsschritte umfasst die Posteingangsbearbeitung?
Die Posteingangsbearbeitung umfasst alle Prozesse, die notwendig sind, um eingehende Postsendungen korrekt zu erfassen, zu überprüfen und an die zuständigen Stellen weiterzuleiten. In einem mittelständischen Unternehmen wie „Müller & Co.“ wird der gesamte Posteingang zentral über eine Poststelle abgewickelt. Jeden Morgen sortieren die Mitarbeiter die eingehenden Briefe, öffnen diese, überprüfen den Inhalt und stempeln ihn ab, bevor die Dokumente an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet werden. Dieser Ablauf stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen und alles zeitgerecht bearbeitet wird.
Inhaltsverzeichnis
1. Vorsortieren/Aussortieren der Postsendungen
Der erste Schritt in der Posteingangsbearbeitung ist das Aussortieren von Postsendungen, die nicht geöffnet oder weiterverarbeitet werden sollen. Dabei handelt es sich häufig um Direktionspost, Privatpost oder spezielle Schreiben, die an den Betriebsrat oder die Personalabteilung adressiert sind. Diese Sendungen werden ungeöffnet an die jeweilige Adresse weitergeleitet.
2. Öffnen der Postsendungen
Nach dem Aussortieren wird die restliche Post geöffnet. Dieser Schritt erfolgt in vielen Unternehmen zentral, um die Weiterverarbeitung effizienter zu gestalten. Dabei ist es wichtig, vorsichtig vorzugehen, um Beschädigungen am Schriftgut zu vermeiden.
3. Entnahme des Schriftguts und Posteingangskontrollen
Nach dem Öffnen der Postsendungen wird das Schriftgut entnommen und den Posteingangskontrollen unterzogen. Dies umfasst bspw. die Überprüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit sowie das Feststellen, ob der Inhalt für den vorgesehenen Empfänger bestimmt ist. Bei Unstimmigkeiten, wie beispielsweise fehlenden Anlagen, sollte sofort reagiert werden, um Verzögerungen zu vermeiden.
4. Posteingang erfassen
Nach der Kontrolle des Schriftguts erfolgt die Erfassung im Posteingangsbuch. Dies kann entweder in physischer Form oder digital erfolgen. Die Erfassung dient dazu, eine Übersicht über alle eingegangenen Poststücke zu behalten und eine spätere Nachverfolgung zu ermöglichen.
5. Eingangsstempel setzen
Nachdem alle notwendigen Kontrollen erfolgt sind, wird der Posteingangsstempel angebracht. Der Stempel enthält Informationen wie das Eingangsdatum und hilft, die Weiterverfolgung der Dokumente zu erleichtern. Wichtiger Hinweis: Urkunden, Schecks oder Zeugnisse dürfen nicht direkt gestempelt werden. In diesen Fällen kann der Stempel auf dem Kuvert angebracht werden, welches zusammen mit dem Schriftstück aufbewahrt wird.
6. Sortieren der Post
Im Anschluss an die Bearbeitung wird die Post sortiert. In größeren Unternehmen erfolgt die Sortierung in der Regel nach Abteilungen, während in kleineren Betrieben häufig eine namentliche Zuordnung erfolgt. Ziel ist es, dass die Dokumente schnell und sicher an die verantwortlichen Personen gelangen.
7. Verteilung der Post
Der letzte Schritt ist die Verteilung der Post an die jeweiligen Abteilungen oder Mitarbeitenden. In kleinen Unternehmen kann dies durch einen zentralen Sammelort erfolgen, während in größeren Betrieben Postumlaufwagen oder Rohrpostsysteme zum Einsatz kommen, um die Effizienz zu steigern.
Optional: Digitalisierung und Weiterleitung
Viele Unternehmen setzen inzwischen natürlich zunehmend auf die Digitalisierung der Posteingangsbearbeitung. Nach dem Öffnen und Erfassen der Poststücke werden diese gescannt und digital an die entsprechenden Abteilungen oder Mitarbeitenden weitergeleitet. Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und spart Papier. Die digitale Variante bietet zudem den Vorteil, dass Dokumente leichter archiviert und durchsucht werden können. Letztendlich ist die diese Möglichkeit aber auch nur die digitale Abbildung des oben beschriebenen analogen Vorgangs der Postbearbeitung.
Poststraße und digitale Technik als Hilfe
Um die Posteingangsbearbeitung effizienter zu gestalten, nutzen viele Unternehmen moderne technische Lösungen wie die sogenannte Poststraße. Eine Poststraße ist eine automatisierte Anlage, die verschiedene Arbeitsschritte der Postbearbeitung miteinander kombiniert und dadurch eine durchgehende Verarbeitung der eingehenden Post ermöglicht. Diese Technik umfasst das automatische Öffnen, Scannen, Erfassen und Sortieren der Poststücke. Durch den Einsatz digitaler Technik können Fehler minimiert und die Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöht werden. Insbesondere in größeren Unternehmen kann die Einführung einer Poststraße zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen führen, da viele Schritte automatisiert ablaufen und die Post in kürzester Zeit den jeweiligen Abteilungen digital zugestellt wird.
Die Kombination aus Automatisierung und Digitalisierung ermöglicht es, Posteingangsprozesse zu optimieren und flexibler zu gestalten. Mitarbeitende haben so einen schnelleren Zugriff auf die Dokumente, und alle relevanten Informationen sind digital verfügbar, was die Kommunikation und Weiterverarbeitung vereinfacht.
Häufige Fehler oder No-Gos
Zu den häufigsten Fehlern bei der Posteingangsbearbeitung gehört das unvorsichtige Öffnen der Post, wodurch wichtige Dokumente beschädigt werden können. Ein weiteres No-Go ist das Stempeln von Urkunden oder anderen wichtigen Originalen. Auch das unsorgfältige Sortieren und Verteilen der Post kann zu erheblichen Verzögerungen im Arbeitsablauf führen und sollte unbedingt vermieden werden.
Was ist die Posteingangsbearbeitung?
Die Posteingangsbearbeitung umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um eingehende Post zu empfangen, zu sortieren, zu öffnen, zu prüfen und an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten.
Warum ist eine strukturierte Posteingangsbearbeitung wichtig?
Eine gut organisierte Posteingangsbearbeitung sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen zeitnah die richtigen Personen erreichen, was die Effizienz im Unternehmen erhöht und Verzögerungen vermeidet.
Wie erfolgt das Sortieren der Post?
Die Sortierung der Post kann nach Abteilungen oder namentlich erfolgen, je nach Größe und Organisationsstruktur des Unternehmens.
Welche Technik kann bei der Postverteilung genutzt werden?
In großen Unternehmen kommen häufig technische Hilfsmittel wie Postumlaufwagen oder Rohrpostsysteme zum Einsatz, um die Verteilung effizienter zu gestalten.
Wussten Sie schon?
Früher wurde die Post in vielen Unternehmen per Rohrpost verteilt. Dieses System ermöglichte eine schnelle und einfache Verteilung von Dokumenten durch ein Netzwerk von Rohren und wurde bereits im 19. Jahrhundert entwickelt. Auch heute noch nutzen einige große Betriebe dieses bewährte System, um die Post effizient zu verteilen.
Fazit
Die Posteingangsbearbeitung ist ein entscheidender Prozess in der Büroorganisation, der maßgeblich zur Effizienz und Produktivität eines Unternehmens beiträgt. Von der Vorsortierung bis hin zur Verteilung der Post sind strukturierte Abläufe erforderlich, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Dokumente zeitnah und korrekt bearbeitet werden. Die zunehmende Digitalisierung und der Einsatz moderner Techniken wie der Poststraße ermöglichen eine schnellere, fehlerfreie Bearbeitung und helfen Unternehmen, ihre Prozesse weiter zu optimieren. Eine gut organisierte Posteingangsbearbeitung stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen und alle Mitarbeitenden rechtzeitig mit den relevanten Unterlagen versorgt werden.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
