Der Ablauf der Postausgangsbearbeitung
Die Postausgangsbearbeitung ist eine Routinetätigkeit mit wiederkehrenden Abläufen, die in Büros und Unternehmen tagtäglich erledigt werden muss. Ob Briefe, Verträge oder Rechnungen – ein reibungsloser und effizienter Ablauf ist entscheidend für den Unternehmensalltag. Der folgende Artikel erklärt die Schritte der Postausgangsbearbeitung, zeigt typische Stolpersteine auf und bietet Hinweise für einen verbesserten Arbeitsfluss. Dabei werden sowohl analoge als auch digitale Optionen berücksichtigt.
Was versteht man unter der Postausgangsbearbeitung?
Die Postausgangsbearbeitung umfasst alle Arbeitsschritte, die nötig sind, um geschäftliche Dokumente sicher und korrekt an den Empfänger zu senden. Der Ablauf beinhaltet das Adressieren, Zusammentragen, Falzen, Kuvertieren, Wiegen, Frankieren und den Eintrag ins Postausgangsbuch. Diese Schritte können manuell oder teilweise automatisiert durchgeführt werden, je nach Unternehmensgröße und internen Abläufen. Die Digitalisierung hat hier zu großen Veränderungen geführt, wobei die klassischen analoge Konzepte zunehmend digital abgebildet werden.
Inhaltsverzeichnis
Schritte der Postausgangsbearbeitung
1. Adressieren
Der Empfänger muss klar und gut lesbar auf dem Schriftstück angebracht werden. Es ist empfehlenswert, Fensterbriefumschläge zu nutzen, da dies die Arbeit erleichtert und Kosten spart. Für Massenpost eignen sich Klebeetiketten zur Empfängerangabe, um die Effizienz zu erhöhen. Moderne Postsoftware bietet mittlerweile die Möglichkeit, Empfängeradressen digital zu verwalten und automatisch auf die Umschläge zu drucken.
2. Zusammentragen der Dokumente
Alle Schriftstücke, die gemeinsam versendet werden sollen, müssen sorgfältig zusammengetragen werden. Im Regelfall erfolgt dies direkt in der Abteilung, welche die Ausgangspost erstellt. Bei Massenpost oder in größeren Unternehmen kann das Zusammentragen auch in einer zentralen Poststelle erfolgen, häufig automatisiert durch spezielle Sortiermaschinen.
3. Falzen
Falzen bedeutet, die Schriftstücke zu falten, um sie in einem kleineren Format zu versenden. Das spart Porto und erleichtert den Versand. Besonders bei manuellem Falzen sollten die Schriftstücke mit Falzmarken versehen sein, um eine schnelle und exakte Faltung zu ermöglichen. In größeren Unternehmen kommen häufig Falzmaschinen zum Einsatz, die effizient und exakt arbeiten.
4. Kuvertieren
Nachdem die Schriftstücke gefalzt wurden, werden sie in passende Briefhüllen gelegt. Auch hier gibt es Automatisierungsmöglichkeiten durch Kuvertiermaschinen.
5. Verschließen
Nachdem die Schriftstücke in die Briefhüllen gelegt wurden, müssen diese verschlossen werden. Für den manuellen Versand sollte auf selbstklebende Umschläge zurückgegriffen werden, da diese Zeit sparen und hygienischer sind.
6. Wiegen
Um das richtige Porto zu bestimmen, wird der Brief gewogen. Eine genaue Gewichtsermittlung ist entscheidend, um unnötige Verzögerungen und Zusatzkosten durch Rückläufer zu vermeiden.
7. Frankieren
Im nächsten Schritt wird das Porto entsprechend dem Gewicht und der Größe des Briefes angebracht. Kleinere Unternehmen verwenden üblicherweise klassische Briefmarken, während größere Unternehmen häufig Frankiermaschinen nutzen, die den Prozess beschleunigen und Postwertzeichen automatisch anbringen. Auch digitale Frankierlösungen sind heute üblich und können den Aufwand weiter reduzieren.
8. Eintrag ins Postausgangsbuch
Der Eintrag ins Postausgangsbuch ist ein wichtiger Schritt, um die Nachverfolgbarkeit der ausgehenden Post sicherzustellen. Hier werden Informationen über den Empfänger, das Versanddatum und besondere Versandarten dokumentiert. Moderne Softwarelösungen bieten mittlerweile digitale Varianten des Postausgangsbuchs, die sich nahtlos in die restlichen Arbeitsprozesse integrieren lassen.
Häufige Fehler in der Postausgangsbearbeitung
- Fehlende Adresskontrolle: Eine fehlerhafte Adresse führt zu Rückläufern und vermeidbaren Kosten. Eine sorgfältige Prüfung ist unabdingbar.
- Unvollständiges Zusammenstellen: Alle Anlagen sollten vollständig sein. Besonders bei größerem Versandaufkommen kann es leicht passieren, dass Unterlagen fehlen.
- Falsches Porto: Wenn der Brief zu schwer ist und nicht korrekt frankiert wurde, entstehen unnötige Verzögerungen und Zusatzkosten. Eine genaue Gewichtsermittlung ist entscheidend.
Was ist die Postausgangsbearbeitung?
Die Postausgangsbearbeitung umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um die Unternehmenspost sicher und korrekt an den Empfänger zu senden.
Warum ist die Postausgangsbearbeitung wichtig?
Sie stellt sicher, dass wichtige Dokumente korrekt und rechtzeitig zugestellt werden, was für den Erfolg des Unternehmens entscheidend ist.
Wie kann die Postausgangsbearbeitung automatisiert werden?
Durch den Einsatz von Kuvertier- und Frankiermaschinen sowie durch digitale Postbücher kann der gesamte Prozess effizienter gestaltet werden.
Wussten Sie schon?
Schon im 19. Jahrhundert nutzten große Unternehmen zentrale Poststellen, um ihre Post effizienter zu bearbeiten. Heute werden diese zentralisierten Konzepte durch moderne Digitalisierungslösungen ersetzt, die es sogar kleinen Unternehmen ermöglichen, ihre Postbearbeitung effizienter und nachvollziehbar zu gestalten.
Fazit
Die Postausgangsbearbeitung ist ein essenzieller Bestandteil der täglichen Büroarbeit, der durch klare Abläufe und sorgfältige Ausführung einen reibungslosen Dokumentenversand sicherstellt. Durch den Einsatz moderner Technologien und Automatisierung können viele der manuellen Schritte optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Unternehmen, die ihre Postbearbeitung systematisch organisieren und auf digitale Lösungen setzen, profitieren von Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer erhöhten Transparenz im gesamten Prozess. Ein gut durchdachter Postausgang sorgt somit nicht nur für zufriedene Empfänger, sondern trägt auch zur professionellen Außenwirkung des Unternehmens bei.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
