Die Wertstufen von Schriftstücken
Eine gut strukturierte Ablage ist das Herzstück eines effizient arbeitenden Büros. Doch wie entscheidet man, welche Schriftstücke es wert sind, aufbewahrt zu werden und welche nicht? Hier kommen die Wertstufen von Schriftstücken ins Spiel. In diesem Artikel erfahren Sie, welche unterschiedlichen Wertstufen es gibt, wie sie definiert sind und warum ihre Anwendung dabei hilft, die Büroorganisation zu optimieren. Eine kluge Klassifizierung von Dokumenten spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Verwaltungskosten.
Was sind die Wertstufen von Schriftstücken?
Die Wertstufen von Schriftstücken sind eine Methode, um Dokumente nach ihrer Bedeutung und Notwendigkeit der Aufbewahrung zu kategorisieren. Diese Einteilung hilft zu entscheiden, ob und wie lange ein Schriftstück aufgehoben werden sollte, und beeinflusst auch, wo es am besten abgelegt wird. Grundsätzlich lassen sich Schriftstücke in vier Hauptwertstufen einteilen: Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert und Dauerwert. Diese Kategorien helfen, eine übersichtliche und sinnvolle Archivierung zu gestalten.
Inhaltsverzeichnis
Oftmals werden in Büros zahlreiche Dokumente unnötig lange aufbewahrt. Dies kann die Ablage unnötig aufblähen, was wiederum zu erhöhten Verwaltungskosten führt und den Zugriff auf wichtige Unterlagen erschwert. Die Einhaltung der richtigen Wertstufen sorgt für eine „schlanke“ Ablage und ermöglicht so einen effizienteren Arbeitsalltag.
Die vier Wertstufen im Überblick
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Tageswert
Schriftstücke mit Tageswert sind Dokumente, die nur für kurze Zeit relevant sind. Typische Beispiele sind unaufgeforderte Werbung oder Tageszeitungen. Diese Schriftstücke haben keinen langfristigen Wert und sollten nach Gebrauch vernichtet werden. Sie werden in der Regel nicht archiviert.
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Prüfwert
Prüfwert-Dokumente sind Unterlagen, die noch bearbeitet werden müssen oder Teil eines offenen Vorgangs sind. Beispiele sind Rechnungen, Angebote oder Planungsunterlagen. Solange diese Unterlagen relevant sind, gehören sie in eine Zwischenablage. Nach Bearbeitung oder Prüfung wird entschieden, ob sie weiter aufbewahrt oder vernichtet werden sollen. Häufig geht es dabei darum, ob das Schriftstück aufgrund gesetzlicher Vorschriften weiter archiviert werden muss.
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Gesetzeswert
Dokumente mit Gesetzeswert müssen aufbewahrt werden, da gesetzliche Vorschriften dies vorgeben. Die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch regeln beispielsweise die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen. Handelskorrespondenzen müssen in der Regel sechs Jahre, finanzbezogene Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Solange die Dokumente noch benötigt werden, können sie in der Arbeitsplatzablage verbleiben. Nach Abschluss der relevanten Vorgänge sollten sie jedoch in die Abteilungsablage oder ins Archiv überführt werden.
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Dauerwert
Schriftstücke von Dauerwert sind Dokumente, die eine langfristige Bedeutung für das Unternehmen haben. Dazu zählen Gründungsunterlagen, Gesellschafterverträge, Patente oder andere Unterlagen, die für das Unternehmen unverzichtbar sind. Diese Schriftstücke müssen sicher und oft über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus archiviert werden. Dauerhafte Aufbewahrung in feuerfesten Dokumententresoren ist hier oft empfehlenswert.
Häufige Fehler in Bezug auf Wertstufen
Ein oft gemachter Fehler in der Büroorganisation ist das falsche Einordnen von Dokumenten in die Wertstufen. Häufig werden Schriftstücke mit Tageswert oder solche, die bereits abgearbeitet sind, dennoch in der Ablage belassen, als hätten sie Prüf- oder Gesetzeswert. Dies führt zu einer unübersichtlichen, voluminösen Registratur, die den schnellen Zugriff auf wichtige Unterlagen behindert. Eine regelmäßige Prüfung und korrekte Zuordnung der Dokumente zu den jeweiligen Wertstufen ist daher essenziell für eine effiziente Ablage. Ebenso sollte vermieden werden, Schriftstücke mit Gesetzes- oder Dauerwert zu früh zu entsorgen, da dies zu rechtlichen Problemen führen kann.
Warum ist die Einhaltung der Wertstufen wichtig?
Eine klare Einteilung verhindert eine überfüllte Ablage und spart somit Zeit und Kosten. Außerdem ermöglicht sie einen schnelleren Zugriff auf wichtige Dokumente.
Wie werden Schriftstücke mit Gesetzeswert behandelt?
Diese Schriftstücke müssen gesetzlich vorgeschrieben für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Handelskorrespondenzen beispielsweise für sechs Jahre, finanzielle Unterlagen für zehn Jahre.
Wo sollten Dokumente mit Dauerwert aufbewahrt werden?
Diese Unterlagen sollten sicher, vorzugsweise in einem feuerfesten Archiv, gelagert werden, da sie für das Unternehmen von dauerhafter Bedeutung sind.
Wussten Sie schon?
Die Idee der Wertstufen von Schriftstücken stammt aus der traditionellen Registraturlehre, die darauf abzielt, Ordnung und Effizienz in der Verwaltung sicherzustellen. Bereits zu Beginn des 20. Jahrhunderts wurden Unternehmen angehalten, ihre Dokumente in Kategorien zu unterteilen, um die aufkommende Papierflut zu bewältigen. Diese Prinzipien sind auch heute noch gültig und wichtiger denn je, um die Verwaltungskosten zu minimieren und den Überblick zu behalten.
Fazit
Durch die sinnvolle Einteilung von Schriftstücken in Wertstufen schaffen Sie nicht nur Platz, sondern sorgen auch für eine effizientere Arbeitsweise im Büro. Nutzen Sie diese Methode, um Ihre Ablage zu optimieren und Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
