Die Kontrollen der Posteingangsbearbeitung
Die Bearbeitung der Eingangspost ist eine zentrale Aufgabe in der Büroorganisation. Eine effiziente und ordnungsgemäße Bearbeitung der Posteingänge trägt maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der Unternehmenskommunikation bei. Dabei spielen die Posteingangskontrollen eine wesentliche Rolle, um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt behandelt und mögliche Fehler vermieden werden. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Schritte der Posteingangsbearbeitung und zeigt, warum diese Kontrollen für die Büroarbeit unverzichtbar sind.
Ausgangssituation in der Poststelle eines Unternehmens
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in der Poststelle eines großen Unternehmens. Täglich gehen unzählige Briefe und Pakete ein, die zu den jeweiligen Abteilungen verteilt werden müssen. Eine kleine Unachtsamkeit, etwa ein nicht weitergeleiteter wichtiger Vertrag oder ein falsch geöffneter vertraulicher Brief, könnte große Konsequenzen haben. Genau hier setzen die verschiedenen Kontrollen der Posteingangsbearbeitung an, um die sichere und korrekte Weiterverarbeitung zu gewährleisten.
Inhaltsverzeichnis
Die Posteingangskontrollen
Adresskontrolle
Die eingegangene Post wird zunächst vor dem Öffnen und der Weiterbearbeitung geprüft. Neben falsch zugestellten Briefen (sogenannten Irrläufern) müssen auch andere Sendungen aussortiert werden, je nach Vorgaben des Unternehmens. So kann beispielsweise entschieden werden, dass Werbepost nicht weitergeleitet wird. Briefe, die gewöhnlich aussortiert und ungeöffnet weitergeleitet werden, umfassen unter anderem:
- Irrläufer
- Briefe für die Personalabteilung
- Briefe für den Betriebsrat
- Direktionspost/Post für die Geschäftsführung
- Privatbriefe
- Briefe mit der Aufschrift „persönlich“, „eigenhändig“ oder „vertraulich“
Kuvertkontrolle
Die Kuvertkontrolle wird oft bei der Postbearbeitung übersehen, ist aber von großer Bedeutung, insbesondere aus Beweisgründen. Wenn ein Kuvert bereits geöffnet oder beschädigt ist, sollte dies unbedingt dokumentiert werden. Dies dient nicht nur der Sicherheit, sondern auch dem Schutz des Unternehmens vor eventuellen Haftungsansprüchen. Der Poststempel kann dabei ein wichtiger Nachweis sein, insbesondere bei verzögerter Zustellung von fristgebundenen Dokumenten.
Leerkontrolle
Die Leerkontrolle stellt sicher, dass alle Inhalte aus dem Briefumschlag entnommen wurden. Diese scheinbar einfache Aufgabe ist essenziell, um zu vermeiden, dass wichtige Dokumente versehentlich im Umschlag verbleiben und dadurch später fehlen.
Anlagenkontrolle
Nach der Leerkontrolle wird überprüft, ob alle im Schreiben genannten Anlagen tatsächlich vorhanden sind. Fehlen Anlagen, muss die zuständige Stelle im Unternehmen umgehend den Absender kontaktieren, um Unklarheiten zu beseitigen und Missverständnisse zu vermeiden.
Datumskontrolle
Bei der Datumskontrolle wird das Datum des Schreibens mit dem aktuellen Kalenderdatum verglichen. Weichen diese Daten stark voneinander ab, kann dies auf Probleme hinweisen, beispielsweise bei fristgebundenen Dokumenten. Auch der Poststempel auf dem Umschlag kann, wie bei der Kuvertkontrolle erwähnt, wertvolle Hinweise geben, insbesondere bei verzögerter Zustellung.
Muss der Umschlag aufbewahrt werden?
Abschließend sollte entschieden werden, ob der Umschlag aufgehoben werden muss, etwa für Beweiszwecke oder weil die enthaltenen Schriftstücke nicht gestempelt werden dürfen. In solchen Fällen wird der erforderliche Posteingangsstempel auf dem Briefumschlag angebracht.
Moderne Entwicklungen in der Posteingangsbearbeitung
In den letzten Jahren haben sich zahlreiche Neuerungen in der Posteingangsbearbeitung etabliert, die die Effizienz und Sicherheit deutlich verbessern.
Automatisierte Adresskontrolle
Moderne Technologien ermöglichen eine automatisierte Adresskontrolle. Digitale Systeme scannen eingehende Briefe und erkennen automatisch die Adresse des Empfängers. Dadurch wird die Fehlerquote verringert, und die Sortierung der Post erfolgt schneller und präziser.
Scanner zur Kuvertkontrolle
Zur Kuvertkontrolle werden mittlerweile häufig spezielle Scanner eingesetzt, die den Zustand der Umschläge dokumentieren. Dies trägt nicht nur zur Beweissicherung bei, sondern ermöglicht auch eine lückenlose Nachverfolgung des Posteingangs.
Digitale Zeitstempel
Die Datumskontrolle wird durch den Einsatz digitaler Zeitstempel erleichtert. Diese ermöglichen es, den Eingang eines Dokuments genau zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Gerade bei fristgebundenen Dokumenten bietet dies eine zusätzliche Sicherheit.
Herausforderungen der digitalen Postbearbeitung
Mit der Digitalisierung der Postbearbeitung entstehen auch neue Herausforderungen. Häufige Fehler sind das Übersehen elektronischer Benachrichtigungen oder die falsche Zuordnung von digitalisierten Dokumenten. Unternehmen sollten klare Prozesse etablieren, um diese Fehler zu vermeiden.
Umgang mit E-Mails
Während die oben aufgeführten Kontrollen hauptsächlich für die Bearbeitung von Papierpost gelten, erfordert der Umgang mit E-Mails eine andere Herangehensweise. E-Mails müssen unternehmensintern organisiert und strukturiert werden, um eine effiziente und sichere Bearbeitung zu gewährleisten.
Eingangsprüfung von E-Mails bei zentralen Postfächern
Die Eingangsprüfung von E-Mails umfasst das Überprüfen des Absenders, der Betreffzeile, der Dateianhänge und der Relevanz der Nachricht. Besonders wichtig ist es, E-Mails von unbekannten oder verdächtigen Absendern kritisch zu prüfen, um Sicherheitsrisiken wie Phishing-Angriffe zu minimieren.
Sortierung und Zuordnung
E-Mails sollten direkt nach Eingang entsprechend ihrer Relevanz und Dringlichkeit kategorisiert werden. Viele Unternehmen nutzen hierzu digitale Posteingangssysteme, die E-Mails automatisch bestimmten Abteilungen oder Verantwortlichen zuweisen.
Umgang mit Anhängen
E-Mail-Anhänge müssen sorgfältig geprüft werden, insbesondere wenn sie von externen Absendern stammen. Eine Sicherheitssoftware sollte eingesetzt werden, um potenzielle Schadsoftware zu erkennen und das Unternehmen vor Gefahren zu schützen.
Archivierung von E-Mails
Zur Nachverfolgung und Dokumentation sollten wichtige E-Mails archiviert werden. Dies stellt sicher, dass auf relevante Informationen später zugegriffen werden kann und alle Vorgänge nachvollziehbar sind. Die Archivierung sollte dabei den geltenden gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Häufige Fehler oder No-Gos
Ein häufiger Fehler bei der Posteingangsbearbeitung ist das Übersehen von „persönlich“ oder „vertraulich“ gekennzeichneten Briefen. Diese Briefe dürfen nicht geöffnet werden, da dies einen erheblichen Vertrauensbruch darstellen kann. Ein weiteres No-Go ist das unzureichende Dokumentieren von Beschädigungen am Kuvert, was im Streitfall zu Problemen führen kann.
Was ist die Posteingangskontrolle?
Die Posteingangskontrolle umfasst verschiedene Schritte, um sicherzustellen, dass eingehende Post korrekt sortiert, überprüft und weitergeleitet wird. Dazu gehören die Adresskontrolle, Kuvertkontrolle, Leerkontrolle, Anlagenkontrolle und Datumskontrolle.
Warum ist die Posteingangskontrolle wichtig?
Eine sorgfältige Kontrolle verhindert Fehler, die zu Kommunikationsproblemen oder rechtlichen Konsequenzen führen könnten.
Wie funktioniert die Adresskontrolle?
Bei der Adresskontrolle wird die eingehende Post überprüft, um sicherzustellen, dass sie an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet wird. Dabei werden Irrläufer und auszusortierende Post, wie Werbepost, identifiziert und entsprechend behandelt.
Welche Post darf nicht geöffnet werden?
Post mit Vermerken wie „persönlich“, „eigenhändig“ oder „vertraulich“ darf nicht geöffnet werden. Zusätzlich kann es unternehmensspezifische Regelungen geben, die festlegen, welche weiteren Arten von Post nicht geöffnet werden dürfen.
Wussten Sie schon?
Wussten Sie, dass die systematische Posteingangsbearbeitung bereits im 19. Jahrhundert mit der Industrialisierung an Bedeutung gewann? Damals begannen Unternehmen, ihre Kommunikationsabläufe zu standardisieren, um die wachsende Menge an Korrespondenz effizienter zu bewältigen. Eine gut organisierte Poststelle war schon damals der Schlüssel zu reibungslosen, schnellen Abläufen im Unternehmen.
Die sorgfältige Bearbeitung der Eingangspost ist auch heute noch ein wesentlicher Bestandteil der Büroorganisation. Mit den richtigen Kontrollen kann sichergestellt werden, dass wichtige Informationen zeitnah und korrekt an die jeweiligen Empfänger gelangen und unnötige Fehler vermieden werden.
Fazit
Die Posteingangsbearbeitung ist ein essenzieller Bestandteil eines gut funktionierenden Bürobetriebs. Ob Papierpost oder E-Mails – jede Form der eingehenden Kommunikation muss sorgfältig geprüft, sortiert und weiterverarbeitet werden. Die verschiedenen Kontrollschritte, wie die Adresskontrolle, Kuvertkontrolle, Leerkontrolle, Anlagenkontrolle und Datumskontrolle, gewährleisten die fehlerfreie Bearbeitung der Post. Moderne Technologien unterstützen dabei, diese Prozesse effizienter zu gestalten und mögliche Fehler zu minimieren. Letztlich trägt eine durchdachte und strukturierte Posteingangsbearbeitung maßgeblich zum Erfolg und zur reibungslosen Kommunikation innerhalb eines Unternehmens bei.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
