Ablage und Registratur

Ordnungssysteme für die Ablage

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Ablage aufzubauen – je nach Unternehmensgröße, Dokumentenmenge und Arbeitsweise sowohl analog als auch digital:

• Alphabetische Ablage: Sortierung nach Namen oder Schlagworten.
• Numerische Ablage: Sortierung anhand von Nummern, Kundennummern oder Aktenzeichen.
• Chronologische Ablage: Sortierung nach Datum.
• Ablage nach Farben und Symbolen: Optische Kennzeichnung für schnellen Überblick.
• Dekadische und halbdekadische Ablage: Ordnung nach Zahlenblöcken.
• Geografische Ablage: Sortierung nach Orten oder Regionen.
• Mnemotechnische Ablage: Verwendung von Merkhilfen und Eselsbrücken.

In einem anderen Beitrag beschäftigen wir uns ausführlich mit diesen Ordnungssystemen im Büro.

Registraturformen in der Praxis

Physische Registraturformen

Physische Registraturformen sorgen für eine strukturierte Ablage analoger Dokumente. Gängige Formen sind:

• Stehende Registratur: Dokumente werden in Ordnern oder Stehsammlern senkrecht abgelegt (z. B. klassische Aktenordner).
• Liegende Registratur: Dokumente werden gestapelt und flach liegend aufbewahrt (z. B. in Archivboxen).
• Hängende Registratur: Dokumente werden in Hängemappen abgelegt und können dabei in zwei Varianten organisiert werden:
  • Vertikal hängend: Die Mappen hängen von oben in Schienen (z. B. Hängeregistraturschränke).
  • Lateral hängend: Die Mappen werden seitlich in spezielle Halterungen eingehängt.

Digitale Ablageformen und Technologien

Auch für digitale Dokumente gibt es unterschiedliche Ablageformen und -orte sowie neue Technologien, die bei der Ablageorganisation zu berücksichtigen sind:

• Auf dem Rechner: Lokale Speicherung auf dem eigenen Endgerät.
• Auf einem Web-Server: Gemeinsame Nutzung und zentrale Speicherung für mehrere Mitarbeitende.
• In der Cloud: Flexible und ortsunabhängige Speicherung mit Zugriffskontrollen und Backup-Optionen.
• DMS (Dokumentenmanagement-Systeme): Spezialisierte Software zur Verwaltung, Kategorisierung und Archivierung von Dokumenten mit umfangreichen Such- und Filterfunktionen. Viele moderne DMS bieten zudem automatisierte Archivierung, die Dokumente anhand festgelegter Kriterien selbstständig sortiert und einsortiert.
• OCR-Technologie (Optical Character Recognition): Diese Texterkennungstechnologie ermöglicht die Digitalisierung und Durchsuchbarkeit von Papierdokumenten und handschriftlichen Notizen.
• Workflow-Integration: Moderne DMS-Systeme und Cloud-Dienste bieten zunehmend automatisierte Workflows, die sicherstellen, dass Dokumente direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet und anschließend korrekt archiviert werden.
• Backup-Strategien: Ergänzend zu Cloud-Lösungen sollten redundante Sicherungen (z. B. externe Datenträger oder Spiegelserver) eingesetzt werden, um Datenverluste zu vermeiden.
• Mobile Dokumentenverwaltung: Moderne DMS- und Cloud-Systeme bieten zudem mobile Apps, die einen sicheren Zugriff auf Dokumente von unterwegs ermöglichen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht es Mitarbeitenden, auch außerhalb des Büros effizient zu arbeiten.

Registratur- und Ablagestandorte

Um eine effiziente Ablage zu gewährleisten, sollten Dokumente an passenden Registratur- bzw. Ablagestandorten aufbewahrt werden. Gängige Standorte sind:

• Am Arbeitsplatz: Für Dokumente mit kurzfristigem Bearbeitungsbedarf oder täglicher Nutzung.
• In der Abteilung: Für teambezogene Dokumente und Unterlagen mit mittlerer Bearbeitungsfrequenz.
• In der Zentralablage: Für Dokumente, die für mehrere Abteilungen oder das gesamte Unternehmen zugänglich sein müssen.
• Im Archiv: Für langfristig aufzubewahrende Dokumente und abgeschlossene Vorgänge.
• In der Cloud: Für digitale Dokumente, die ortsunabhängig und flexibel zugänglich sein sollen.
• Externe Lagerstätten: Für besonders wertvolle oder sensible Dokumente, die zusätzlich gesichert werden müssen.

Die Wahl des richtigen Standorts hängt von der Nutzungshäufigkeit, dem Sicherheitsbedarf und den gesetzlichen Anforderungen ab.

Sicherheitssysteme für Dokumente

Ein effektives Ablage- und Registratursystem muss auch den Schutz der Dokumente sicherstellen. Dazu gehören sowohl Maßnahmen gegen Verlust und Beschädigung als auch der Datenschutz.

Wichtige Aspekte sind:

• Brandschutz: Für analoge Dokumente sind feuerfeste Schränke und Tresore eine bewährte Lösung.
• Diebstahlschutz: Abschließbare Aktenschränke und gesicherte Zugriffsrechte in digitalen Systemen sorgen für mehr Sicherheit.
• Schutz vor Datenverlust: In digitalen Systemen ist eine regelmäßige Datensicherung auf externen Servern oder Cloud-Diensten entscheidend.
• Verschlüsselung: Besonders sensible digitale Daten sollten durch moderne Verschlüsselungstechniken geschützt werden.
• Wasser- und Feuchtigkeitsschutz: Für analoge Unterlagen sollten wasserabweisende Archivboxen verwendet werden.

Ein durchdachtes Sicherheitskonzept ist sowohl im digitalen als auch im analogen Bereich unverzichtbar, um Datenverluste und unbefugten Zugriff zu vermeiden.

Aufbewahrungsfristen

Je nach Dokumentenart gelten gesetzliche oder betriebliche Aufbewahrungsfristen, die unbedingt beachtet werden müssen. Diese Fristen sind in Deutschland durch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) geregelt. Sie dienen dazu, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen sicherzustellen. Typische Aufbewahrungsfristen sind:

• 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine.
• 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege (ab 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz angepasst).
• 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
• 30 Jahre und länger: Notariell beglaubigte Dokumente, Grundbuchunterlagen.

Digitale Dokumente unterliegen denselben Fristen wie analoge Unterlagen und müssen ebenfalls sicher und unveränderbar gespeichert werden. Dabei sind zusätzliche Maßnahmen zur Datensicherung und Verschlüsselung sinnvoll. Da die gesetzlichen Vorgaben im Detail komplex sein können, empfiehlt es sich, im Zweifelsfall einen Steuerberater zu konsultieren, um die geltenden Fristen korrekt einzuhalten.

Häufige Fehler und No-Gos

Einige typische Stolperfallen bei der Ablage und Registratur sind:

• Fehlende Systematik: Ohne klare Regeln wird jede Ablage schnell ineffizient.
• Inkonsequente Nutzung: Ablagesysteme funktionieren nur, wenn alle Mitarbeitenden sie konsequent anwenden.
• Unzureichende Beschriftung: Mangelhafte Kennzeichnung der Ordner oder Mappen erschwert das schnelle Finden der Unterlagen erheblich.
• Überfüllung der Ablage: Regelmäßiges Aussortieren und Archivieren verhindert, dass die Ablage unübersichtlich wird.

Vernachlässigung digitaler Systeme: Auch digitale Ablagen benötigen regelmäßige Pflege und klare Strukturen.

Was sollte bei der Einführung eines digitalen Ablagesystems beachtet werden?

Bei der Einführung eines digitalen Ablagesystems sollten klare Strukturen geschaffen werden. Dazu gehören die Festlegung von Ordnerhierarchien, Zugriffsrechten und die Schulung der Mitarbeitenden. Zudem ist es ratsam, einheitliche Dateinamenkonventionen festzulegen und eine Backup-Strategie zu implementieren.

Wie kann die Effizienz in der Registratur durch Automatisierung gesteigert werden?

Die Nutzung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) ermöglicht eine automatisierte Zuordnung von Dokumenten zu Projekten, Abteilungen oder Kategorien. Zudem lassen sich Erinnerungsfunktionen und Workflows einrichten, die Prozesse beschleunigen und sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden.

Welche Vorteile bietet eine hybride Ablagestrategie gegenüber rein analogen oder rein digitalen Systemen?

Hybride Ablagestrategien kombinieren die Vorteile beider Systeme: Rechtlich relevante Dokumente können sicher in Papierform aufbewahrt werden, während digitale Kopien den schnellen Zugriff und die Suchfunktion erleichtern. Dies sorgt für Flexibilität und Sicherheit zugleich.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Backup-Strategien zuverlässig greifen?

Eine erfolgreiche Backup-Strategie setzt auf das Prinzip der 3-2-1-Regel: Drei Kopien der Daten auf zwei unterschiedlichen Speichermedien, davon eine Kopie extern gelagert. Dies minimiert das Risiko von Datenverlust.

Welche Kriterien sind entscheidend bei der Wahl zwischen einer lokalen und einer cloudbasierten Ablage?

Bei der Wahl der Ablageform spielen Faktoren wie Datenschutz, Zugriffsmöglichkeiten und Skalierbarkeit eine wichtige Rolle. Während eine lokale Ablage oft mehr Kontrolle bietet, ermöglicht eine Cloud-Lösung flexiblen Zugriff und automatische Updates.

Was ist die Pendelregistratur?

Die Pendelregistratur ist eine Form der Ablage, bei der Dokumente in speziellen Pendelmappen abgelegt werden, die an Schienen im Regal eingehängt sind. Diese Mappen können zur Bearbeitung einfach herausgenommen und nach Abschluss der Arbeit wieder eingehängt werden. Die Pendelregistratur eignet sich besonders für häufig genutzte Dokumente und sorgt für schnellen Zugriff sowie eine übersichtliche Struktur. Sie ist eine Form der lateralen Hängeregistratur.

Wussten Sie schon?

Eines der ältesten bekannten Ablagesysteme stammt aus dem Alten Ägypten. Bereits etwa 3000 v. Chr. wurden wohl Tonscherben und Papyrusrollen systematisch archiviert, um Verwaltungsprozesse zu organisieren – ein eindrucksvoller Beweis dafür, dass effiziente Ablagesysteme eine sehr lange Tradition haben.

Fazit

Ein gut organisiertes Ablage- und Registratursystem ist das Rückgrat einer effizienten Büroorganisation. Die Kombination aus analogen und digitalen Ablagestrukturen ermöglicht es, Dokumente sicher zu verwalten und jederzeit darauf zuzugreifen. Während die analoge Ablage für rechtlich relevante Originaldokumente sinnvoll bleibt, bieten digitale Systeme zahlreiche Vorteile hinsichtlich Schnelligkeit, Suchfunktion und ortsunabhängigem Zugriff. Die Einführung klarer Regeln und die regelmäßige Pflege der Ablagesysteme sind entscheidend, um langfristig Ordnung und Übersicht zu gewährleisten. Wer auf moderne Technologien wie automatisierte Archivierung, OCR-Technologie und mobile Dokumentenverwaltung setzt, kann den Arbeitsalltag erheblich vereinfachen und dabei Zeit und Ressourcen sparen.