Ordnungssysteme im Büro

Eine gute Organisation im Büro ist entscheidend für effiziente Arbeitsabläufe. Grundlagen desse ist eine gute Ablageorganisation. Ordnungssysteme helfen dabei die Ablage zu organisieren, Dokumente schnell zu finden, Missverständnisse zu vermeiden und den Überblick zu behalten – ganz gleich, ob es sich um Kundenakten, Rechnungen oder interne Unterlagen handelt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Ordnungssysteme es gibt, wie sie funktionieren und welches System für Ihre Bürobedürfnisse am besten geeignet ist.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine dringende Kundenanfrage bearbeiten, doch die erforderliche Akte ist unauffindbar. Ohne klare Struktur und einheitliche Ablageregeln kann es schnell zu solchen Situationen kommen, was nicht nur Stress, sondern auch finanzielle Verluste für Unternehmen bedeutet. Eine klug organisierte Ablage hingegen sorgt dafür, dass jeder im Team weiß, wo sich welche Unterlagen befinden. Ordnungssysteme sind die Grundlage für eine effiziente und produktive Arbeitsumgebung.

Inhaltsverzeichnis

Ablagesysteme – Möglichkeiten Dokumente im Büro zu ordnen

  1. Das alphabetische Ordnungssystem

Das alphabetische Ordnungssystem sortiert Unterlagen nach der Buchstabenfolge des Alphabets. Beispiele hierfür sind Telefon- oder Wörterbücher. Im Büro wird es häufig verwendet, um Schriftgut nach Kunden- oder Produktnamen abzulegen. Die Alphabetisierung erfolgt dabei nach der Norm DIN 5007, die auch Sonderfälle wie Umlautbuchstaben regelt. Eine korrekte alphabetische Ordnung ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Suche.

Beispiel: Im Büro kann man von alphabetischen Ordnungssystemen sprechen, wenn man Schriftgut z. B. nach Kunden- oder Produktnamen ordnet.

Ordnungssysteme im Büro

  1. Das numerische Ordnungssystem

Bei diesem System erfolgt die Ablage anhand von Nummern, wie beispielsweise Rechnungsnummern oder Personalnummern. Es können fortlaufende oder sprechende Nummern verwendet werden, die oft eine zusätzliche Bedeutung haben, wie Artikelnummern. Im Büro können Personalakten nach der Mitarbeiter-Nummer geordnet werden oder Rechnungen nach ihrer entsprechenden Rechnungsnummer.

Beispiel: Rechnungen können nach ihrer entsprechenden Rechnungsnummer abgelegt werden. Ein weiteres Beispiel wäre die Sortierung von Personalakten anhand der Personalnummern der jeweiligen Mitarbeiter.

  1. Das chronologische Ordnungssystem

Das chronologische Ordnungssystem sortiert Dokumente nach ihrem Erstellungsdatum. Es ist eine der häufigsten Methoden im Büroalltag, da Schriftstücke oft in einer zeitlichen Reihenfolge abgelegt werden. Unterschieden wird hier zwischen der kaufmännischen Heftung (neustes Dokument obenauf) und der Amtsheftung (ältestes Dokument obenauf).

Beispiel: Schriftstücke, die Akten zugehörig sind, werden im Büro oft dem Datum entsprechend geordnet. Bei der kaufmännischen Heftung liegt das neueste Schriftstück immer obenauf, während bei der Amtsheftung das älteste Schriftstück obenauf liegt.

  1. Das dekadische Ordnungssystem

Das dekadische Ordnungssystem ist eine Sonderform der numerischen Ordnung. Hierbei werden die Ziffern von 0 bis 9 verwendet und jede Ziffer steht für eine bestimmte Gruppe. Dieses System ist besonders praktisch für umfangreiche Aktenpläne und Kontenrahmen, da es eine klare Struktur in Haupt- und Untergruppen ermöglicht.

Beispiel: Ein klassisches Beispiel aus dem Büro für das dekadische Ordnungssystem ist der Aktenplan oder der Kontenrahmen. Ein Auszug aus einem Kontenrahmen könnte wie folgt aussehen:

– Hauptgruppen/Kontenklassen

– 0: Immaterielle und Sachanlagen

– 1: Finanzanlagen

– 2: Umlaufvermögen

– 3: Eigenkapital

– 4: Verbindlichkeiten

– Untergruppen

– 20: Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

– 21: Unfertige Erzeugnisse

– 22: Fertige Erzeugnisse

– 23: Geleistete Anzahlungen

– 24: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

– 2. Untergruppen

– 240: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

– 245: Wechselforderungen

– 249: Wertberichtigungen zu Forderungen

  1. Das halbdekadische Ordnungssystem

Das halbdekadische Ordnungssystem ist ähnlich aufgebaut wie das dekadische System, jedoch darf die letzte Untergruppe mehrstellig sein und besteht nicht nur aus den Ziffern 0 bis 9. Dies bietet sich besonders bei Aktenplänen großer Unternehmen an, um eine noch detailliertere Struktur zu schaffen.

Beispiel: Bei Aktenplänen großer Unternehmen wird häufig das halbdekadische Ordnungssystem verwendet, da es eine flexiblere Struktur mit mehrstelligen Untergruppen ermöglicht.

  1. Das mnemotechnische Ordnungssystem

Bei diesem System werden den Zahlen zusätzliche sprechende Abkürzungen zugeordnet, um die Unterscheidung zu erleichtern. Ein Beispiel aus dem Büroalltag wäre die Zuordnung von Bestellnummern zu den jeweiligen Dokumenten wie Auftragsbestätigung (AB), Lieferschein (LS) und Ausgangsrechnung (AR). So lassen sich zusammengehörige Dokumente schnell und übersichtlich verwalten.

Beispiel: Eine Kundenbestellung könnte die Nummer 123 haben, und die zugehörige Auftragsbestätigung wäre AB 123, der Lieferschein LS 123 und die Ausgangsrechnung AR 123.

  1. Das alphanumerische Ordnungssystem

Das alphanumerische Ordnungssystem kombiniert Buchstaben und Zahlen, was beispielsweise bei Kfz-Kennzeichen Anwendung findet. Ein Beispiel aus dem Büro für ein alphanumerisches Ordnungssystem ist die Ordnung nach alphanumerischen Datumsangaben. Dieses System ist besonders hilfreich, wenn sowohl numerische als auch alphabetische Informationen relevant sind.

Beispiel: Ein Beispiel aus dem Büro wäre die Ordnung nach alphanumerischen Datumsangaben, wie „2023-A“, wobei das Jahr 2023 und die Kategorie A kombiniert werden.

  1. Das geografische Ordnungssystem

Das geografische Ordnungssystem sortiert Dokumente nach geografischen Kriterien wie Regionen oder Absatzgebieten. Große Handelsunternehmen verwenden dieses System häufig, um Schriftgut nach Verkaufsgebieten zu ordnen. Dies erleichtert die Zuordnung von Informationen zu bestimmten Standorten oder Regionen.

Beispiel: Große Handelsunternehmen sortieren ihre Dokumente nach Absatzgebieten, um den Überblick über die Geschäfte in verschiedenen Regionen zu behalten.

  1. Ordnung nach Farben und Symbolen

Der Einsatz von Farben kann die Unterscheidung von Schriftgut erheblich erleichtern und eine schnellere Zuordnung ermöglichen. Beispielsweise können Ordner für Ausgangsrechnungen rot sein und Ordner für Eingangsrechnungen grün. Zusätzlich können Stichworte oder Symbole verwendet werden, um die Ablage zu erleichtern. Ein klassisches Beispiel ist die Beschriftung von Ordnern mit Stichworten wie „Kunden“ oder „Lieferanten“.

Beispiel: Ordner für Ausgangsrechnungen könnten rot und Ordner für Eingangsrechnungen grün sein, um eine klare Unterscheidung zu ermöglichen. Alternativ können Symbole wie Pfeile oder Icons verwendet werden, um die Ablage visuell zu unterstützen.

Häufige Fehler oder No-Gos

Ein häufiger Fehler ist die Vermischung verschiedener Ordnungssysteme ohne klare Struktur, was zu Chaos und Verwirrung führt. Wichtig ist, dass jeder im Team die festgelegten Regeln kennt und befolgt. Auch sollten Systeme nicht unnötig kompliziert gestaltet werden – je einfacher die Struktur, desto wahrscheinlicher wird sie von allen korrekt angewendet.

Was ist ein Ordnungssystem?

Ein Ordnungssystem ist eine Methode, Dokumente oder Informationen nach festgelegten Kriterien zu organisieren, um eine einfache Auffindbarkeit zu gewährleisten.

Warum sind Ordnungssysteme im Büro wichtig?

Ordnungssysteme sparen Zeit, minimieren Fehler und sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter jederzeit auf relevante Informationen zugreifen kann.

Wie wählt man das passende Ordnungssystem?

Die Wahl des richtigen Systems hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Art der abzulegenden Dokumente ab. Eine Kombination verschiedener Systeme kann oft sinnvoll sein.

Welche Rolle spielen Normen bei Ordnungssystemen?

Normen wie die DIN 5007 helfen, eine einheitliche Struktur für die Ablage sicherzustellen, sodass alle Mitarbeiter die gleiche Systematik verwenden. Die DIN 5007 legt die Regeln für die alphabetische Sortierung fest, insbesondere für Sonderfälle wie Umlaute und Leerzeichen, und sorgt so dafür, dass auch komplexere Ablageanforderungen klar und konsistent gehandhabt werden.

Wussten Sie schon?

Das dekadische Ordnungssystem geht auf das Dezimalsystem zurück, das bereits in der Antike entwickelt wurde. Es ermöglicht eine klare Hierarchisierung und wird daher in vielen großen Unternehmen zur Verwaltung von Aktenplänen eingesetzt.

Fazit

Ordnungssysteme im Büro sind unverzichtbar, um eine effiziente Arbeitsweise zu gewährleisten. Ob alphabetisch, numerisch, chronologisch oder farblich – das passende System hängt immer von den individuellen Anforderungen ab. Oft ist die Kombination mehrerer Systeme der Schlüssel zu einer übersichtlichen und praktikablen Ablage. Wichtig ist dabei vor allem, dass alle Beteiligten die Regeln kennen und einhalten, damit die Ablage stets griffbereit und aktuell ist.

Autorbild
Steve Wagner - Über den Autor

Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.

Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.