Briefabschluss und Briefende nach DIN 5008
Der Briefabschluss mag auf den ersten Blick nicht so wichtig erscheinen, aber er ist sehr wichtig, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Ein gut gemachtes Briefende kann den Empfänger positiv beeinflussen und Ihre Botschaft verstärken. In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Teile des Briefabschlusses nach DIN 5008 und zeigen, wie Sie diese Teile richtig verwenden, damit Ihre Briefe professionell wirken.
Was ist der Unterschied zwischen Briefabschluss und Briefende?
Die Begriffe „Briefende“ und „Briefabschluss“ werden oft durcheinandergebracht, aber es gibt Unterschiede. Das Briefende ist der letzte Satz im Brief. Die Grußformel und die Wiederholung des Unternehmens gehören schon zum Briefabschluss. Außerdem Teil des Briefabschlusses sind die formellen Dinge am Ende des Briefes, wie die Unterschrift, Hinweise zu Anlagen und Verteiler und manchmal Beglaubigungsvermerke.
Inhaltsverzeichnis
Der letzte Satz im Briefende
Der letzte Satz im Briefende gibt dem Schreiben eine persönliche Note. Nachdem der Hauptteil des Briefes geschrieben ist, sollte ein höflicher Schlusssatz folgen, der den Empfänger anspricht. Der Schlusssatz sollte passend zum Inhalt des Briefes sein. Zum Beispiel könnte ein Geschäftsbrief mit „Vielen Dank für Ihre Bemühungen.“ enden, während eine Mahnung etwas strenger sein kann.
Einige Beispiele für höfliche Schlusssätze sind:
- „Wenn Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.“
- „Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“
- „Für Ihr Verständnis danken wir Ihnen.“
Die Grußformel am Briefende
Nach dem letzten Satz kommt eine Leerzeile, dann die Grußformel. Die häufigste Grußformel ist „Mit freundlichen Grüßen“. Andere mögliche Formulierungen sind „Freundliche Grüße“ oder „Es grüßt Sie freundlich“. Manchmal passt auch ein aufmunternder Gruß wie „Bleiben Sie gesund!“. Wichtig ist, dass nach der Grußformel kein Satzzeichen kommt.
Die Unternehmens- oder Behördenbezeichnung
Nach der Grußformel kann optional der Name des Unternehmens oder der Behörde wiederholt werden. Diese Angabe beginnt an der gleichen Linie wie die Grußformel und wird durch eine Leerzeile getrennt. Ob diese Wiederholung notwendig ist, hängt von den Regeln des Unternehmens ab.
Die Unterschrift nach DIN 5008
Nach der Grußformel und einer möglichen Wiederholung des Unternehmensnamens sollten drei Leerzeilen eingefügt werden, um Platz für die handschriftliche Unterschrift zu lassen. Unter der Unterschrift steht der Name nochmal in Maschinenschrift, besonders wenn die Unterschrift schwer zu lesen ist. Zusätze wie „i. A.“ (im Auftrag), „i. V.“ (in Vertretung) oder „ppa.“ (per procura) können vor der maschinenschriftlichen Namenswiederholung stehen.
In Behördenbriefen, die teils auch nicht persönlich unterschrieben werden, kommt in manchen Fällen ein Beglaubigungsvermerk hinzu. Dieser besteht aus dem Wort „Beglaubigt“, gefolgt vom Namen und der Amtsbezeichnung der Person, die den Brief beglaubigt hat. Alle Teile des Briefabschlusses sollten in der gleichen Linie sein und möglichst nicht auf einer neuen Seite beginnen. Der Beglaubigungsvermerk kann auch eingerückt sein, auf Höhe der Grußzeile bei 125 mm von der linken Blattkante.
Zusätzlich wird bei wichtigen behördlichen Dokumenten oft ein Dienstsiegel verwendet, um die Gültigkeit des Dokuments sicherzustellen. Ein Dienstsiegel zeigt, dass das Dokument offiziell beglaubigt ist, und wird auch von Notaren oder Sachverständigen genutzt.
Anlagenvermerk und Verteilervermerk
Der Anlagenvermerk kommt nach der maschinenschriftlichen Namenswiederholung und wird durch eine Leerzeile abgesetzt. Bei Platzmangel kann der Vermerk auch eingerückt werden, auf Höhe der Grußformel bei 125 mm vom linken Blattrand. Vor der Auflistung der Anlagen steht das Wort „Anlagen“ in Fettdruck.
Der Verteilervermerk kommt nach dem Anlagenvermerk, ebenfalls mit einer Leerzeile abgesetzt. Hier wird das Wort „Verteiler“ in Fettdruck vorangestellt.
Häufige Fehler oder No-Gos
- Unvollständige Grußformel: Die Grußformel darf kein Satzzeichen haben. Ein Komma oder Punkt nach „Mit freundlichen Grüßen“ ist falsch.
- Fehlende Leerzeilen: Zwischen der Grußformel und der Unterschrift sollten immer drei Leerzeilen sein, damit genug Platz für die Unterschrift bleibt.
- Unklare Unterschrift: Wenn die Unterschrift schwer lesbar ist, sollte der Name nochmal maschinenschriftlich wiederholt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Briefende und Briefabschluss?
Das Briefende umfasst nur den letzten Satz. Die Grußformel und eventuell die Wiederholung des Unternehmensnamens sind Teil des Briefabschlusses. Der Briefabschluss beinhaltet zusätzlich die Unterschrift und formelle Angaben wie Anlagen- und Verteilervermerke.
Warum ist der Briefabschluss wichtig?
Der Briefabschluss sorgt dafür, dass der Brief professionell wirkt und alle wichtigen Informationen korrekt und vollständig sind.
Wie funktioniert der Anlagenvermerk?
Der Anlagenvermerk kommt nach der Unterschrift und listet die beigefügten Dokumente auf. Das Wort „Anlagen“ wird fettgedruckt vorangestellt.
Welche Grußformeln sind zulässig?
Neben „Mit freundlichen Grüßen“ sind auch andere wie „Freundliche Grüße“ und passende Formulierungen wie „Bleiben Sie gesund!“ zulässig.
Wussten Sie schon?
Wussten Sie, dass die Grußformel „Mit vorzüglicher Hochachtung“ früher oft in offiziellen Schreiben verwendet wurde? Heute wird diese Formulierung kaum noch genutzt, weil sie als veraltet gilt. Sie wird hauptsächlich in sehr formellen Situationen verwendet.
Fazit
Ein korrekt gestalteter Briefabschluss ist ein wichtiger Teil jedes professionellen Briefes. Wenn Sie die Regeln der DIN 5008 befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihre Briefe nicht nur formell korrekt, sondern auch überzeugend und professionell wirken. Ein guter Briefabschluss hinterlässt einen positiven Eindruck beim Empfänger und trägt dazu bei, die Kommunikation klar und effektiv zu gestalten.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
