Ordner richtig und clever beschriften
analog und digital
Ein perfekt organisierter Arbeitsplatz spart Zeit, reduziert Stress und sorgt für ein professionelles Auftreten – nach innen wie außen. Eine oft unterschätzte, aber zentrale Rolle dabei spielt die korrekte und durchdachte Beschriftung von Ordnern – sowohl in der physischen Ablage als auch in der digitalen Ordnerstruktur. Wer hier nach einem System arbeitet, sorgt für Klarheit, Nachvollziehbarkeit und schnelle Wiederauffindbarkeit wichtiger Informationen – selbst dann, wenn jemand anderes kurzfristig einspringen muss.
Dieser Artikel zeigt dir, wie du Ordner richtig, einheitlich und clever beschriftest, welche Informationen auf keinen Fall fehlen dürfen und wie du deine Ablagestrukturen modern und zukunftssicher gestaltest – auch im Zusammenspiel mit einem (digitalen) Aktenplan.
Was bedeutet „clever beschriften“?
Eine durchdachte Beschriftung ist mehr als nur ein Titel auf dem Ordnerrücken: Sie enthält alle Informationen, die notwendig sind, um Inhalte schnell zu erfassen und systematisch zuzuordnen – und das idealerweise standardisiert und im Einklang mit einem Aktenplan. Das gilt nicht nur für klassische Leitz-Ordner im Schrank, sondern genauso für digitale Ordnerstrukturen auf Servern, Netzlaufwerken oder in der Cloud. Im Regelfall bearbeiten mehrere Mitarbeitende Dokumente in einem Unternehmen. Dabei sind Standards unverzichtbar.
Inhaltsverzeichnis
Einheitlichkeit durch Standards: Warum ein Aktenplan sinnvoll ist?
Ein guter Aktenplan ist das Rückgrat jeder Büroorganisation. Er sorgt dafür, dass die Benennung von Ordnern nicht willkürlich, sondern nach festen Regeln erfolgt. Damit wird gewährleistet, dass Ordner:
- unternehmensweit einheitlich benannt werden,
- inhaltlich korrekt zugeordnet sind,
- langfristig archivierbar und nachvollziehbar bleiben.
Ein mögliches Beispiel:
2025-PER-Bewerbungen
→ Das Jahr, die Abteilung (Personal) und der Inhalt werden systematisch erfasst und sind schnell und logisch greifbar. Auch digitale Ordner sollten sich an der Systematik des physischen Aktenplans orientieren, um Medienbrüche zu vermeiden und eine einheitliche Struktur zu fördern.
Diese Informationen gehören auf einen Ordnerrücken
Ein professionell beschrifteter Ordnerrücken sollte die wichtigsten Informationen klar und übersichtlich enthalten. Es gibt keine allgemeingültige Regelung, wie Ordnerrücken zu beschriften sind. Das ist eine Einzelfallentscheidung. Regelmäßig sind Ordner allerdings zu sparsam beschriftet und wichtige und nützliche Zusatzinformationen werden nicht bedacht. Die folgenden Angaben haben sich beispielsweise in der Praxis bewährt und sollten in Erwägung gezogen werden:
- Titel bzw. Inhaltsbeschreibung (z. B. „Verträge Lieferanten A–K“)
- Zeitraum oder Jahr (z. B. „2023“ oder „Q1/2024“)
- Dekadische Klassifikation aus dem Aktenplan (z. B. „230-10“)
- Vernichtungsdatum (z. B. „Löschung 31.12.2030“) – relevant bei Aufbewahrungsfristen
- Standort oder Abteilung (z. B. „Regal 3B, Personalabteilung“)
- Zusatzhinweise wie „vertraulich“, „nicht entnehmen“, „bleibt im Raum 24“
Tipp: Nutze bei digitalen Ordnern einen vergleichbaren Aufbau – etwa im Format:
230-10_Vertraege_Lieferanten_A-K_2023_LOESCHEN2030
Methoden zur Beschriftung: Handschrift, Etikett oder Druck?
Es gibt verschiedene Wege, um Ordner zu beschriften – je nach Anspruch, Budget und Größe des Unternehmens:
- Handschriftlich
Schnell und flexibel – aber wenig professionell, besonders in Publikumsbereichen. Nur empfehlenswert für temporäre oder interne Ordner.
- Klebeschilder und Etiketten
Kostengünstig und bei guter Druckqualität ein ansprechender Kompromiss. Ideal für kleine bis mittlere Unternehmen.
- Austauschbare Ordnerrücken
Diese ermöglichen es, Einleger sauber zu bedrucken und bei Bedarf einfach auszutauschen. Besonders langlebig und optisch ansprechend.
- Professionell bedruckte Ordner
Für Unternehmen mit klarer Corporate Identity und hohem Anspruch an Außenwirkung. Ideal für Präsentationen, Schulungen oder Kundenordner.
- Digitale Ordnerbenennung
Auch digitale Ordner sollten mit einem festen Schema beschriftet sein. Verwende:
- keine Umlaute oder Sonderzeichen (z. B. „Vertraege“ statt „Verträge“)
- Datum oder Jahr am Anfang, um chronologisch zu sortieren
- maximal 3–4 Bestandteile, um Lesbarkeit zu wahren
Beispiel:
2024-03-Finanzen-Eingangsrechnungen_Q1
Farben, Symbole und Ordnungssysteme
Farbige Ordner oder Etiketten bieten eine weitere Möglichkeit zur Strukturierung. So lassen sich etwa:
- Themenbereiche (z. B. Finanzen = Blau, Personal = Rot),
- Zeiträume (Jahresfarben),
- oder Dringlichkeiten visuell darstellen.
Häufige Fehler bei der Ordnerrücken-Beschriftung
- Unleserliche Handschrift – besonders problematisch bei Vertretungssituationen
- Unklare Abkürzungen – diese sollten unternehmensweit definiert sein
- Fehlende Zeitangaben – erschwert die Archivierung und das Auffinden
- Kein Vernichtungsdatum – wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Uneinheitliche Bezeichnungen – führt zu Verwirrung und unnötigem Mehraufwand
Was ist eine sinnvolle Ordnerbeschriftung?
Eine standardisierte, gut lesbare und logisch strukturierte Angabe, die Titel, Zeitraum und Zusatzinformationen enthält – abgestimmt auf den Aktenplan.
Warum ist eine klare Beschriftung so wichtig?
Sie verbessert die Auffindbarkeit, erleichtert Vertretungen, sorgt für Ordnung und erfüllt rechtliche Anforderungen (z. B. bei Aufbewahrungspflichten).
Wie sollte ein digitaler Ordner korrekt benannt sein?
Kurze, prägnante Namen im festen Schema, z. B.: 2025-04-Mitarbeitergespraeche, mit eindeutigen Bezeichnungen und ohne Sonderzeichen.
Welche Rolle spielt das Vernichtungsdatum?
Es signalisiert, wann Dokumente gelöscht oder entsorgt werden dürfen – wichtig zur Einhaltung der DSGVO und anderer Aufbewahrungsfristen.
Wussten Sie schon?
In der ISO 15489 – dem internationalen Standard für Informations- und Dokumentenmanagement – wird empfohlen, Ordner nicht nur eindeutig zu beschriften, sondern diese auch systematisch zu versionieren und mit Metadaten zu versehen. Das bedeutet: Je professioneller die Beschriftung, desto nachhaltiger ist die Ordnung – sowohl analog als auch digital. Nicht zuletzt wird die Versionierung im Dokumentenmanagement eines Qualitätsmanagementsystem verlangt.
Fazit
Eine durchdachte und standardisierte Ordnerbeschriftung ist kein bürokratischer Aufwand, sondern eine echte Arbeitserleichterung – heute mehr denn je. Ob in der physischen Ablage oder digital im Dateisystem: Einheitlichkeit, Lesbarkeit und Struktur sind die Schlüssel zu einer funktionierenden Organisation. Wer sich zusätzlich an einem Aktenplan orientiert und wichtige Angaben wie das Vernichtungsdatum berücksichtigt, schafft ein System, das auch in hektischen Situationen zuverlässig funktioniert.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
