Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode wurde 1984 von Prof. Dr. Lothar Seiwert entwickelt und in seinem Buch „Mehr Zeit fürs Wesentliche“ erstmals vorgestellt. Sie ist eine Technik des Zeitmanagements, die dabei hilft, den Tagesablauf strukturiert zu planen und effizienter zu gestalten. ALPEN steht dabei für: Alle Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Aufgaben terminieren, sowie Nachkontrolle durchführen.
Mit der ALPEN-Methode können Sie sich einen Überblick verschaffen, wichtige Aufgaben priorisieren und dafür sorgen, dass am Ende des Tages nichts Wichtiges liegen bleibt.
Wie funktioniert die ALPEN-Methode?
1. Alle Aufgaben notieren
Der erste Schritt der ALPEN-Methode besteht darin, sämtliche Aufgaben zu notieren, die erledigt werden müssen. Dies kann eine To-Do-Liste sein, die alle Aufgaben des Tages umfasst. Das Ziel ist es, eine vollständige Übersicht über alle geplanten Aktivitäten zu haben, sodass nichts vergessen wird.
Inhaltsverzeichnis
2. Länge schätzen
Nachdem Sie die Aufgaben notiert haben, sollten Sie den Zeitaufwand für jede Aufgabe realistisch einschätzen. Besonders bei komplexen Aufgaben ist es wichtig, genügend Zeit einzuplanen, um Stress und Zeitdruck zu vermeiden. Es mag anfangs schwerfallen, den genauen Zeitbedarf zu kalkulieren, doch mit etwas Übung wird Ihre Einschätzung immer genauer.
3. Pufferzeiten einplanen
Ein oft vernachlässigter Punkt im Zeitmanagement sind die Pufferzeiten. Unerwartete Unterbrechungen wie spontane Besprechungen oder Telefonate gehören zum Arbeitsalltag dazu. Planen Sie daher von vornherein Pufferzeiten ein, die etwa 40-50 % Ihres Arbeitstages ausmachen sollten. Das hilft Ihnen, flexibel auf Störungen reagieren zu können, ohne dass Ihr gesamter Tagesplan durcheinandergerät.
4. Entscheidungen treffen und Aufgaben terminieren
An diesem Punkt ist es entscheidend, Prioritäten zu setzen. Welche Aufgaben sind am dringendsten und müssen heute erledigt werden? Welche können verschoben oder delegiert werden? Das bewusste Priorisieren hilft dabei, den Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu legen, ohne sich in weniger relevanten Tätigkeiten zu verlieren.
5. Nachkontrolle
Am Ende des Tages sollten Sie Ihre Aufgabenliste überprüfen. Welche Aufgaben konnten erfolgreich abgeschlossen werden, welche müssen verschoben werden? Durch eine regelmäßige Nachkontrolle erkennen Sie, ob Ihre Planung realistisch war und wo Anpassungen notwendig sind.
Häufige Fehler bei der Umsetzung der ALPEN-Methode
- Zu enge Zeitplanung: Viele Menschen planen ihre Aufgaben zu optimistisch und berücksichtigen dabei keine unvorhergesehenen Ereignisse. Dies führt oft zu Frustration, wenn der Tagesplan nicht eingehalten werden kann.
- Pufferzeiten vernachlässigen: Unerwartete Unterbrechungen sind unvermeidlich. Wer keine Pufferzeiten einplant, wird schnell von Ereignissen überrumpelt.
- Fehlende Nachkontrolle: Ohne Nachkontrolle kann es passieren, dass unerledigte Aufgaben immer weiter verschoben werden und irgendwann übersehen werden.
Warum ist die ALPEN-Methode hilfreich?
Sie unterstützt dabei, Überblick und Kontrolle über anstehende Aufgaben zu behalten, Stress zu reduzieren und Pufferzeiten sinnvoll zu nutzen.
Wie plane ich Pufferzeiten ein?
Es wird empfohlen, 40-50 % des Tages für unvorhersehbare Aufgaben oder Verzögerungen einzuplanen.
Welche Schritte umfasst die ALPEN-Methode?
Alle Aufgaben notieren, Länge einschätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Aufgaben terminieren, sowie Nachkontrolle durchführen.
Wussten Sie schon?
Prof. Dr. Lothar Seiwert gilt als einer der bekanntesten Experten für Zeitmanagement im deutschsprachigen Raum. Seine Methoden, wie die ALPEN-Methode, wurden in zahlreiche Sprachen übersetzt und weltweit angewandt. Die Technik wird heute noch von vielen Unternehmen als Grundlage für Seminare zum Thema Zeitmanagement genutzt.
Fazit
Die ALPEN-Methode ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um den Büroalltag effizienter zu gestalten und Stress zu minimieren. Der strukturierte Ansatz hilft dabei, den Fokus zu bewahren und die anstehenden Aufgaben realistisch zu planen. Wer die ALPEN-Methode anwendet, wird schnell feststellen, wie sehr eine gute Planung zur Entlastung im Arbeitsalltag beiträgt und wie positiv sich dies auf die eigene Produktivität auswirkt.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
