Wie kann man lange, unpassende Telefonate kurzhalten?
Telefonate sind im Büroalltag unvermeidlich, doch nicht jedes Gespräch ist sinnvoll oder zeitlich passend. Gerade lange, ungeplante Telefonate können die Arbeitsabläufe massiv stören und kostbare Zeit in Anspruch nehmen. Dieser Artikel bietet praxisnahe Strategien, wie man Telefonate effizienter gestalten und lästige Zeitfresser vermeiden kann. Wer die Kunst beherrscht, ein Gespräch schnell und elegant zu beenden, erhöht seine Produktivität und vermeidet unnötigen Stress. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Telefonate in Zukunft kurz und zielführend halten können.
Der störende Anruf – ein bekanntes Problem
Jeder, der in einem Büro arbeitet, kennt es: Das Telefon klingelt, und plötzlich findet man sich in einem ausufernden Gespräch wieder, das kaum ein Ende zu nehmen scheint. Ungeplante Anrufe sind eine der häufigsten Unterbrechungen im Arbeitsalltag und führen nicht selten dazu, dass der Arbeitsfluss leidet. Dabei könnten viele dieser Gespräche effizienter geführt werden – oder vielleicht sogar ganz vermieden werden.
Inhaltsverzeichnis
In diesem Artikel geht es weniger darum, wie man Anrufe verhindert, sondern vielmehr darum, wie man sie möglichst kurz und effizient erledigt. Die vorgestellten Methoden lassen sich nicht nur auf Telefonate anwenden, sondern bieten auch hilfreiche Ansätze für Online-Meetings sowie für persönliche Gespräche im Büroalltag.
Wege, um Telefongespräche zu verkürzen
Gespräche terminieren
Erhalten Sie einen Anruf, der gerade gar nicht in Ihre Planung passt, können Sie dem Anrufer anbieten, das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt zu führen. Auf diese Weise signalisieren Sie, dass Sie das Anliegen ernst nehmen, ohne Ihre aktuellen Aufgaben zu stark zu beeinträchtigen. Dies funktioniert auch bei laufenden Telefonaten, die zu lang werden – verschieben Sie das Gespräch einfach und bereiten Sie sich besser darauf vor.
Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass Sie die Möglichkeit haben, sich gezielt auf das Gespräch vorzubereiten und eventuell benötigte Informationen im Vorfeld zusammenzustellen. Dadurch kann das eigentliche Gespräch später effizienter und zielgerichteter geführt werden.
Setzen Sie einen Zeitrahmen
Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner bereits zu Beginn mit, dass Ihnen nur begrenzt Zeit zur Verfügung steht, zum Beispiel, weil Sie in wenigen Minuten einen wichtigen Termin haben. So ist von Anfang an klar, dass das Gespräch kurzgehalten werden muss. Dies schafft Klarheit und hilft beiden Seiten, auf den Punkt zu kommen.
Assistent/Assistentin als „Rettungsanker“
Wenn Sie über eine Assistenz verfügen, kann diese Ihnen helfen, Telefonate gezielt zu beenden. Auf ein vereinbartes Signal hin kann die Assistenz – oder auch ein Kollege – Sie unterbrechen und Ihnen so einen Grund liefern, das Gespräch schnell zu beenden.
In manchen Büros wird zusätzlich eine „Schwarze Liste“ geführt. Diese Liste enthält Kontakte, die dafür bekannt sind, lange Gespräche zu führen oder unnötige Anfragen zu stellen. Die Assistenz agiert hierbei wie ein Spamfilter und sorgt dafür, dass solche Anrufe nach Möglichkeit gar nicht erst bei Ihnen landen. Rückrufe können dann unter Umständen auch an andere Mitarbeiter delegiert werden, was z. B. den Vorgesetzten direkt entlastet.
Langatmige Gesprächspartner unterbrechen
Manche Menschen neigen dazu, ohne Punkt und Komma zu reden. Hier hilft es, das Gespräch gezielt zu unterbrechen. Warten Sie ab, bis Ihr Gegenüber Luft holt – also eine Pause macht -, und nutzen Sie die Gelegenheit, um selbst das Wort zu ergreifen und das Gespräch zu steuern. Alternativ können Sie auch eine Frage stellen, die den Redefluss unterbricht und es Ihnen ermöglicht, das Gespräch in eine andere Richtung zu lenken.
Um sicherzustellen, dass Ihr Gegenüber das Gespräch auf den Punkt bringt, könnten Sie auch aktive Zuhörtechniken anwenden. Fassen Sie die Aussagen Ihres Gesprächspartners kurz zusammen und fragen Sie gezielt nach dem nächsten Schritt. Dies verhindert langatmige Monologe und hilft, das Gespräch fokussiert zu halten.
Notlügen geschickt einsetzen
Um ein Gespräch abzukürzen, können auch kleine Notlügen hilfreich sein. Beispiele dafür sind etwa, dass Sie gleich einen Termin haben, auf der anderen Leitung ein weiteres Gespräch wartet oder Sie gerade nicht allein im Büro sind. Solche kleinen Ausreden können dabei helfen, ein Gespräch schnell und ohne große Erklärungen zu beenden.
Eine weitere häufig verwendete Notlüge ist, dass Sie sich von Ihrer Assistenz verleugnen lassen. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Sie wissen, dass ein Anruf wahrscheinlich langatmig und nicht zielführend sein wird. Ob der Einsatz solcher Notlügen für Sie in Frage kommt, hängt natürlich von Ihren persönlichen Moralvorstellungen ab – letztendlich muss jeder für sich selbst entscheiden, ob diese Methode in bestimmten Situationen vertretbar ist.
Auf E-Mails umleiten
Wenn ein Anruf thematisch eher für eine schriftliche Kommunikation geeignet ist, können Sie dem Gesprächspartner vorschlagen, die Details per E-Mail zu senden. So vermeiden Sie langwierige Erläuterungen am Telefon und können die Informationen in Ihrem eigenen Tempo bearbeiten. Der Hinweis darauf, dass es „besser dokumentiert ist“, kann oft helfen, diesen Vorschlag anzunehmen.
Häufige Fehler bei der Verkürzung von Telefonaten
- Zu plötzliches Beenden: Beenden Sie das Gespräch nicht abrupt, da dies unfreundlich wirken kann. Versuchen Sie immer, das Gespräch auf eine Weise zu beenden, die Ihrem Gegenüber das Gefühl gibt, gehört worden zu sein.
- Unklare Kommunikation: Wenn Sie einen Zeitrahmen setzen, machen Sie deutlich, wie viel Zeit Ihnen tatsächlich zur Verfügung steht. Ein vager Hinweis auf Zeitdruck kann missverstanden werden.
- Fehlende Vorbereitung: Gerade bei wichtigen Gesprächen ist es hilfreich, sich im Vorfeld Gedanken über die Kernpunkte zu machen, die Sie ansprechen wollen. So vermeiden Sie langatmige Abschweifungen.
- Falsche Einschätzung des Gegenübers: Nicht jeder Gesprächspartner reagiert positiv auf eine Verkürzung des Gesprächs. Achten Sie darauf, diplomatisch vorzugehen und das Gespräch so zu lenken, dass Ihr Gegenüber sich respektiert fühlt.
Warum sollten Telefonate kurzgehalten werden?
Lange Telefonate stören den Arbeitsfluss und können dazu führen, dass wichtige Aufgaben unerledigt bleiben. Kurze, effiziente Gespräche tragen zu einem produktiveren Arbeitsumfeld bei.
Wie kann man lange Gesprächspartner unterbrechen, ohne unfreundlich zu wirken?
Nutzen Sie gezielte Rückfragen, um den Redefluss zu unterbrechen, oder warten Sie, bis Ihr Gegenüber Luft holt. Dadurch können Sie das Gespräch auf diplomatische Weise steuern.
Wann ist es sinnvoll, eine Notlüge einzusetzen?
Notlügen sind dann sinnvoll, wenn ein Gespräch ohne großen Aufwand verkürzt werden soll und keine andere Möglichkeit besteht, das Gespräch zu beenden.
Wussten Sie schon?
Wussten Sie, dass das erste Telefongespräch der Geschichte im Jahr 1876 von Alexander Graham Bell geführt wurde? Er sagte zu seinem Assistenten: „Mr. Watson, kommen Sie her, ich möchte Sie sehen.“ Seitdem hat sich das Telefon zu einem unverzichtbaren Werkzeug der Kommunikation entwickelt – doch gerade im Büroalltag kann es auch eine große Störquelle sein, wenn Gespräche nicht effizient geführt werden.
Fazit
Lange und unpassende Telefonate sind ein ärgerlicher Bestandteil des Büroalltags, doch mit den richtigen Techniken lassen sich viele Gespräche effizienter gestalten. Ob durch das Setzen eines Zeitrahmens, die Unterstützung durch eine Assistenz oder den gezielten Einsatz von Notlügen – es gibt viele Möglichkeiten, Telefonate kurz zu halten, ohne dabei unfreundlich zu wirken. Wer diese Techniken beherrscht, kann sich auf das Wesentliche konzentrieren und seine Arbeitszeit sinnvoller nutzen.
Ein weiterer Tipp ist die Weiterleitung von Telefonaten auf schriftliche Kanäle, wie E-Mails, um so die Kontrolle über den Informationsfluss zu behalten. Letztlich kommt es darauf an, höflich, aber bestimmt zu handeln, um eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten.
Steve Wagner - Über den Autor
Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.
Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.
