Checkliste für die Reisemappe von Dienstreisen und Geschäftsreisen

Eine gut strukturierte Reisemappe ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Dienst- oder Geschäftsreise. Sie sammelt alle nötigen Dokumente und Unterlagen, die während der Reise gebraucht werden, und stellt sicher, dass alles griffbereit ist. Die folgende Checkliste für die Reisemappe hilft Ihnen dabei, die Vorbereitung effizient und stressfrei zu gestalten und nichts Wichtiges zu vergessen.

Unterlagen für die Reisemappe – Was mitnehmen?

  1. Reiseplan (Kernstück der Reisemappe)

  • Flugzeiten und Flugtickets
  • Hoteladressen und Reservierungsbestätigungen
  • Mietwagen- und Tagungsraumreservierungen
  • Ablauf der Reise mit Zeitplan für Meetings und Termine

Inhaltsverzeichnis

  1. Reiseunterlagen

  • Fahrkarten (Bahn, Bus)
  • Versicherungsunterlagen (z. B. Reisegepäckversicherung, Schutzbriefe)
  • Stadtpläne und Reiserouten
  • Reiseführer und Sprachführer
  • Platzkarten und Kundenkarten für Flugreisen
  • Reiseversicherungsunterlagen

  1. Private Unterlagen

  • Ausweis/Reisepass mit ausreichender Gültigkeit
  • (internationaler) Führerschein
  • Krankenversicherungsunterlagen
  • Impfausweis und medizinische Bescheinigungen (z. B. für mitgenommene Medikamente)
  • Visa und Einreisedokumente
Checkliste Reisemappe

  1. Geschäftsunterlagen

  • Anschriften- und Kontaktverzeichnisse von Ansprechpartnern vor Ort und zu Hause
  • Geschäftsbezogene Unterlagen (z. B. Aktenkopien, Verträge, Korrespondenzduplikate)
  • Notizpapier und Schreibgeräte
  • Firmenbriefpapier und Vordrucke (z. B. Gesprächsnotizen, Bestellvorlagen)
  • Büromaterial (z. B. Mappen, Hefter)
  • Postbedarf (Briefkuverts, Briefmarken)
  • Einladungen, Eintrittskarten, Werbe- und Gastgeschenke

  1. Zusätzliche Dokumente und Unterlagen

  • Reise- und Visumsanträge: Kopien der Anträge für Visa und Reisegenehmigungen, falls diese bei der Einreise benötigt werden
  • Ansprechpartner für lokale Services: Kontaktinformationen für lokale Dienstleistungen wie Übersetzer, Transportdienste, Reiseagenturen
  • Reiseabbruch- und Notfallplan: Informationen darüber, wie die Reise abgebrochen werden kann, z. B. alternative Flüge, Ansprechpartner in Notfällen oder Kontaktdaten der Botschaft
  • Treueprogramme und Mitgliedskarten: Informationen und Mitgliedskarten für Hotels, Mietwagenfirmen oder Vielfliegerprogramme
  • Reisewarnungen und Sicherheitshinweise: Ausdrucke von Reisewarnungen und spezifischen Sicherheitshinweisen, insbesondere bei Reisen in Gebiete mit erhöhtem Risiko
  • Erforderliche Genehmigungen für Geschäftsgüter: Dokumente für den Transport von speziellen Geschäftsgütern, insbesondere wenn diese den Zoll passieren müssen
  • Kulturelle Informationen: Informationen zur Kultur und Geschäftsetikette des Zielortes, um den Umgang mit lokalen Partnern zu erleichtern
  • Zeitpläne für Veranstaltungen vor Ort: Listen oder Zeitpläne für alle Events, Konferenzen, oder Messen, die während der Reise stattfinden und besucht werden sollen
  • Bestätigungen für geplante Freizeitaktivitäten: Tickets oder Reservierungen für Freizeitaktivitäten, die während der Reise geplant sind, z. B. Restaurantreservierungen, Museumsbesuche, Stadtführungen
  • Notfallkontakte und ärztliche Informationen (z. B. Notrufnummern, lokale Ärzte und Krankenhäuser)
  • Reisegenehmigungen (z. B. Arbeitsgenehmigungen, besondere Einreisedokumente)
  • Zollformulare und Genehmigungen (für technische Geräte oder Waren)
  • Karten für öffentliche Verkehrsmittel (Tickets, ÖPNV-Pläne)
  • Reservierungsbestätigungen für Meetings oder Konferenzen
  • Gesundheitszertifikate und relevante medizinische Dokumente
  • Fahrzeugunterlagen bei Dienstwagen (Fahrzeugschein, Versicherungspolice, Navigationssystem)

Tipps für die Nutzung der Checkliste

  1. Anpassung an die Reiseart: Die Checkliste sollte je nach Art und Ziel der Reise angepasst werden. Internationale Dienstreisen erfordern beispielsweise oft zusätzliche Dokumente wie Visa oder Gesundheitsbescheinigungen.
  2. Frühe Planung: Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung und verwenden Sie die Checkliste als Leitfaden, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig bereitgestellt werden.
  3. Reihenfolge der Unterlagen: Es empfiehlt sich, allgemeine Unterlagen, die mehrfach benötigt werden, oben auf zu legen und danach die restlichen Unterlagen chronologisch in der Abfolge der Reise zu ordnen. Dies ist jedoch nur eine Variante und sollte individuell an den Reisenden und die spezifische Reise angepasst werden.
  4. Digitales Backup: Nutzen Sie ein digitales Backup für alle wichtigen Dokumente. Dies kann bei Verlust oder Beschädigung der Originale hilfreich sein. Achten Sie jedoch darauf, die wichtigsten Unterlagen auch in physischer Form mitzuführen.

Fazit

Eine gut durchdachte Checkliste kann den Unterschied zwischen einer stressigen und einer entspannten Dienstreise ausmachen. Durch eine systematische Vorbereitung mit einer vollständigen Checkliste stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Unterlagen vorhanden sind. Dabei hilft es, die Liste individuell an die Reise anzupassen und regelmäßig zu aktualisieren. So sind Sie für jede Eventualität gewappnet und können Ihre Dienstreise erfolgreich gestalten.

Autorbild
Steve Wagner - Über den Autor

Mit einer fundierten mehrsprachigen Ausbildung in Verwaltung und Office-Management sowie praktischer Erfahrung in diesem Bereich verbinde ich auf dieser Seite Fachwissen mit meiner Berufserfahrung als Lehrer. Nach meinen kaufmännischen Abschlüssen und beruflicher Praxis habe ich mich gezielt im Bildungsbereich weiterqualifiziert.

Heute unterrichte ich an einer Regelschule die Fächer Wirtschaft-Recht-Technik, Medien und Informatik sowie Deutsch als Zweitsprache (DaZ). Gleichzeitig bleibe ich dem Office-Management durch nebenberufliche Projekte eng verbunden. Mein Ziel ist es, praxisnahes Wissen verständlich und anwendbar zu vermitteln – sowohl im Unterricht als auch in meinen anderen beruflichen Projekten.